مبادرة تعظيم الاستفادة من المقر الرئيسي لصندوق الأمم المتحدة للسكان
رؤية واضحة لتحقيق النتائج التحويلية الثلاث
تستند مبادرة تعظيم الاستفادة من المقر الرئيسي لصندوق الأمم المتحدة للسكان إلى رؤية استراتيجية تهدف إلى إعادة إحياء صندوق الأمم المتحدة للسكان وتكوين صورة جديدة له وتحويله، بما يضمن جاهزيته للمستقبل وإقامته في موقع استراتيجي لتنفيذ مهمته، وذلك بما يتماشى مع برنامج عمل المؤتمر الدولي للسكان والتنمية (ICPD)، وخطة التنمية المستدامة لعام 2030، ورؤية الأمين العام للأمم المتحدة 2.0.
مقدمة
تشير مبادرة تعظيم الاستفادة من المقر الرئيسي إلى التغييرات التنظيمية الجاري تنفيذها في صندوق الأمم المتحدة للسكان حاليًا بهدف تعزيز فعالية المقر الرئيسي للمنظمة وكفاءته. تهدف هذه الصفحة إلى توضيح نطاق مبادرة تعظيم الاستفادة من المقر الرئيسي وسببها الجوهري ومدى تأثيرها.
صندوق الأمم المتحدة للسكان – الاستعداد للمستقبل
حسبما تؤكد الخطة الاستراتيجية المعتَمَدة من مجلس صندوق الأمم المتحدة للسكان للفترة بين عامَي 2022 و2025، فإن تغيير العالم يتطلب أيضًا إعادة إحياء صندوق الأمم المتحدة للسكان وتغييره جذريًا، وذلك تماشيًا مع إصلاح الأمم المتحدة. يعمل صندوق الأمم المتحدة للسكان في بيئة سريعة التغير نظرًا إلى تغير المناخ، والتحولات الديموغرافية، وقضايا عدم المساواة المتزايدة، والتقدم التكنولوجي الذي يعيد تشكيل ملامح العالم. يتوفر لصندوق الأمم المتحدة للسكان خياران: إما الانسياق وراء التغيير الذي يحيط بنا في كل مكان حولنا، أو أداء دور ريادي لتشكيل معالم مستقبلنا.
لجعل صندوق الأمم المتحدة للسكان جاهزًا للمستقبل، فإنه من المفيد للغاية أن نقترب أكثر من المجتمعات التي نخدمها، وتوفير الخدمات لها بطريقة متكاملة أكثر من ذي قبل".
د/ ناتاليا كانيم، المديرة التنفيذية لصندوق الأمم المتحدة للسكان
لذلك، يواصل صندوق الأمم المتحدة للسكان رحلته نحو التحول التنظيمي الأساسي التي تضمنت في السابق إجراء تغييرات تنظيمية مهمة، مثل إعادة توجيه شعبة إدارة الموارد البشرية، وتطوير فرع خدمات المشتريات إلى وحدة إدارة أداء سلسلة التوريد، وتأسيس شعبة الاستجابة الإنسانية في جِنِيف.
ما سبل تغييرنا؟
في هذا السياق وكجزء من مبادرة تحسين المقر الرئيسي، من المقرر تنفيذ كلا التغييرين التنظيميين التاليين في مقر صندوق الأمم المتحدة للسكان:
- دمج شعبة السياسات والاستراتيجيات الحالية والشعبة التقنية الحالية مع شعبة البرامج التي يقع مقرها الرئيسي في نيروبي.
- نقل مكتب التقييم إلى نيروبي.
يتوقع صندوق الأمم المتحدة للسكان تحقيق فوائد كبيرة من دمج وظائف الشعبة التقنية وشعبة البرامج ونقلهما، بالإضافة إلى مكتب التقييم، إلى نيروبي التي تُعد مركزًا مهمًا في الجنوب العالمي.
اُتخذ القرار بشأن هذه التغييرات استنادًا إلى مراجعات تنظيمية متعمقة على مدار السنوات القليلة الماضية، واسترشادًا بالمشاورات المكثفة مع موظفي الوحدات التي سيمسها هذا التغيير. واشتملت إحدى هذه المراجعات على مطالبة موظفين معينين بتحديد مقدار الوقت المستغرق في العمل مع الأطراف المعنيين في نيويورك مقابل الأطراف المعنيين غير المقيمين في نيويورك. ساهمت هذه البيانات في قرار نقل وظائف الشعبة التقنية وشعبة البرامج ومكتب التقييم.
تتماشى التغييرات مع عمليات إعادة التنظيم التي تنفذها وكالات الأمم المتحدة الأخرى للتأقلم مع تغيرات بيئة العمل ومراجعة آثار مقراتها الرئيسية وتقييم المكان الذي يمكن توجيه وظائف المقر الرئيسي إليه لتعزيز الفعالية والكفاءة.
ما مزايا اعتماد ترتيبات تنظيمية جديدة؟
تشمل المزايا المترتبة على دمج الوظائف التقنية والبرنامجية لصندوق الأمم المتحدة للسكان والهيكل التنظيمي الجديد ما يلي:
- تعزيز الدعم للمكاتب القطرية والإقليمية من خلال تحسين إدراج المدخلات الموضوعية في جميع مراحل دورة البرنامج،
- وتحسين إنتاج إرشادات البرمجة المنسقة والمعرفة التقنية ونشرها،
- وتعزيز دمج خدمات تنظيم الأسرة وصحة الأمهات والعنف القائم على النوع الاجتماعي حتى آخر نقطة في المجتمعات التي في حاجة ملحّة إلى خبراتنا،
- وربط التخطيط الاستراتيجي والبرمجة والدعم التقني،
- وتحسين توجيه أولويات المؤتمر الدولي للسكان والتنمية،
- والتنسيق مع الترتيبات التي تعتمدها وكالات الأمم المتحدة الأخرى.
لِمَ نيروبي تحديدًا؟
تشتمل مزايا الانتقال إلى نيروبي على ما يلي:
- تعزيز الوجود في المكان الذي تشتد فيه الحاجة، حيث إن تسعًا من أصل عشر دول تعاني من أعلى معدلات وفيات الأمهات في أفريقيا، وثلاثًا من بين المناطق الست التي يعمل فيها صندوق الأمم المتحدة للسكان تقع في القارة الأفريقية، فضلًا عن إنفاق ما يزيد على 50 بالمائة من إجمالي موارد الصندوق هناك،
- وتعزيز الدعم للمكاتب القطرية والإقليمية من خلال مركزية توقيت المنطقة والقرب الجغرافي من مناطق أكثر،
- وتعزيز تبادل المعرفة وعقد الشراكات والتعاون فيما بين بلدان الجنوب وبناء القدرات في الجنوب العالمي،
- وتوفيرات في تكاليف الموظفين وإيجار المكاتب والسفر،
- وتحسين رفاه الموظفين من خلال تقليل رحلات السفر،
- وتقليل انبعاثات الكربون،
- والمشاركة في مبادرة وحدة العمل في الأمم المتحدة والإشارة إلى الالتزام بها.
وقع الاختيار على نيروبي بإجراء تحليل مقارن دقيق بين مراكز العمل في الشمال والجنوب، استنادًا إلى معايير محددة، مثل سلامة الموظفين وأمنهم وتجاربهم، ووجود الأمم المتحدة، وإمكانية الوصول الجغرافي، وتوفر المواهب، والبنية التحتية.
بالإضافة إلى استيفاء هذه المعايير بالكامل، أثبتت نيروبي أنها أفضل خيار نظرًا إلى العديد من الفرص التي توفرها بصفتها مركزًا حيويًا في الجنوب العالمي.
كيف سيواصل صندوق الأمم المتحدة للسكان الاضطلاع بدوره المعياري؟
يؤدي صندوق الأمم المتحدة للسكان دوره المعياري بحرص شديد بما يتماشى مع التزامه الذي دام عقودًا تجاه تعزيز الحقوق والخيارات وبرنامج عمل المؤتمر الدولي للسكان والتنمية.
فيما يتعلق بالمشاركة في العمليات الحكومية الدولية والعمليات المشتركة بين الوكالات في نيويورك، صُممت التغييرات بما يضمن استمرار وجود صندوق الأمم المتحدة للسكان بقوة في نيويورك.
فضلًا عن ذلك، سيتم ضمان مشاركة صندوق الأمم المتحدة للسكان وتمركزه في العمليات الحكومية الدولية والعمليات المشتركة بين الوكالات في نيويورك من خلال النقاط التالية، من بين أمور أخرى:
- الإدارة العليا،
- وفرع اتصال برنامجي قوي تشكل وظيفته جزءًا من شعبة البرامج الجديدة، وينطوي على الخبرة البرنامجية والموضوعية، ويرأسه فرد رفيع المستوى،
- وفرع المجلس التنفيذي، الذي يدعم المشاركة مع المجلس التنفيذي.
لا تعتمد قوة الدور المعياري لصندوق الأمم المتحدة للسكان على مكان وجود وظائف المقر الرئيسي فحسب. في الواقع، تؤدي المكاتب القطرية والإقليمية لصندوق الأمم المتحدة للسكان دورًا محوريًا في هذا الصدد، ونتوقع أن الدعم المعزز الذي سيتلقونه من خلال دمج وظائف شعبة البرامج والشعبة التقنية وقرب شعبة البرامج الجديدة سيعزز بالفعل الدور المعياري الذي تؤديه المكاتب القطرية والإقليمية لصندوق الأمم المتحدة للسكان.
متى سيحدث التغيير؟
بدأ تنفيذ مبادرة تعظيم الاستفادة من المقر الرئيسي في سبتمبر/أيلول 2023. ومن المتوقع أن تكتمل العملية في غضون عامين تقريبًا. بداية من أغسطس/آب 2024، ستعمل شعبة البرامج في نيويورك، وهو ما يتيح الوقت اللازم لضبط الهيكل والعمليات بدقة حسب اللزوم، بالإضافة إلى اندماج الموظفين كجزء من كيان تنظيمي جديد في المستقبل، وذلك للانتقال المرحلي إلى نيروبي الذي سيبدأ في مارس/آذار 2025.
صُمِّم هذا الجدول الزمني، الذي ترتب عليه تطوير التصميم التنظيمي وإجراءات الموارد البشرية، خصيصًا لضمان توفير الوقت الكافي للموظفين والمنظمة للتخطيط للمستقبل وضمان سلاسة الانتقال قدر الإمكان. ويُعد هذا من أفضل الممارسات استنادًا إلى تجارب وكالات الأمم المتحدة الأخرى، التي مرَّت بعمليات إعادة هيكلة تنظيمية مماثلة. وسيوفر هذا الجدول الزمني أفضل سبل المساعدة لصندوق الأمم المتحدة للسكان لإدارة التوظيف في شعبة البرامج الجديدة.
علاوة على ذلك، فإن هذا التوقيت يأتي بالتزامن مع انتهاء مدة عقد إيجار مكاتب نيويورك الحالية، وسيمكن المنظمة من تحقيق أفضل استخدام للحيز المكتبي في نيويورك من خلال تبني ممارسات عمل حديثة ومرنة تثبت مدى التزام صندوق الأمم المتحدة للسكان بالقدرة على التكيف والكفاءة في عالم العمل بعد جائحة كورونا.
إلى أي مدى سيؤثر ذلك على الموظفين؟
نتيجة لهذه التغييرات التنظيمية، سيُجرى نقل 120 وظيفة تقريبًا معظمها من نيويورك إلى نيروبي. وتمثل النسبة المئوية للوظائف الجاري نقلها إلى نيروبي حوالي 25 بالمائة من الوظائف الحالية الموجودة في نيويورك.
وتدرك إدارة صندوق الأمم المتحدة للسكان تحديدًا حالة موظفي الخدمات العامة الذين تأثروا بالتغييرات والذين لا يمكن نقل وظائفهم إلى مركز عمل مختلف. وللحد من تأثير تشتيت هذه المجموعة من الموظفين، فإن إدارة صندوق الأمم المتحدة للسكان تحرص على الإعلان عن الوظائف ذات الصلة داخليًا فقط وإيلاء الاعتبار التفضيلي للموظفين المتأثرين. ويجب أن يوفر برنامج الانفصال المبكر الطوعي المزيد من الفرص للموظفين للحصول على وظيفة في نيويورك. فضلًا عن ذلك، فإنه يُجرى حوار استباقي مع وكالات الأمم المتحدة الأخرى لتسهيل اندماج موظفي الخدمات العامة في صندوق الأمم المتحدة للسكان.
ما التأثيرات المالية؟
من المتوقع أن يحقق هذا النقل مزايا مالية كبيرة لصندوق الأمم المتحدة للسكان، على الرغم من أنه لا ينتج عنه وفورات في التكاليف في المقام الأول.
بدءًا من عام 2026، يتوقع صندوق الأمم المتحدة للسكان تحقيق وفورات مستمرة في التكاليف التشغيلية من التكاليف المتعلقة بالموظفين والإيجار والسفر بما يقرب من 3 ملايين دولار أمريكي سنويًا.
وفي حين أن التكاليف غير المتكررة، التي لا تتجاوز 10 ملايين دولار أمريكي وتغطيها الموارد الحالية، ستخضع للمحاسبة في أثناء استعراض منتصف المدة للميزانية المتكاملة، فإن الوفورات ستكون ملحوظة من الدورة التالية للخطة الاستراتيجية/الميزانية المتكاملة. واستنادًا إلى هذه التقديرات، من المتوقع أن تتجاوز فترة الاسترداد للاستثمار الأولي مدة ثلاث سنوات. وتُعد هذه المدة مناسبة لأي بيئة وفترة زمنية.
ما طريقة إدارة المشروع؟
تماشيًا مع أفضل ممارسات إدارة المشروعات، تم وضع ترتيبات داخلية لإدارة المشروعات وحوكمتها لضمان وضوح الأدوار والمسؤوليات، وتمثيل الموظفين، وتحقيق أعلى مستويات التواصل والشفافية وأفضل النتائج. ويتضمن هذا الترتيب تأسيس فريق مرجعي للمشروع يشارك في رئاسته نواب المدير التنفيذي وخمسة من فِرق عمل المشروع. وتضم فِرق العمل، بالإضافة إلى ممثلي الوحدات المتضررة، موظفين من المكاتب الإقليمية، وشعبة إدارة الموارد البشرية، وشعبة الخدمات الإدارية، وفرع الإعلام والاتصالات. فضلًا عن ذلك، يمثل مجلس الموظفين ثلاثة من فِرق العمل الخمسة.
صمم فريق عمل التصميم التنظيمي هيكل شعبة البرامج الجديدة بطريقة تشاورية وتشاركية مشتملة على معتكف مدته ثلاثة أيام.
حدد صندوق الأمم المتحدة للسكان المخاطر الرئيسية المرتبطة بعملية تحسين المقر الرئيسي والنتائج المرجوة منها، وحدد إجراءات التخفيف والمسؤوليات الواضحة للاستجابة لها. فضلًا عن ذلك، سيخضع سجل المخاطر للتحديث والمراجعة المنتظمة من كبير مسؤولي المخاطر وسيخضع لمراقبة المجموعة المرجعية للمشروع.
يقوم نهج إدارة المشروع على الاستفادة الكبيرة من الخبرات والدروس المستفادة من وكالات الأمم المتحدة الأخرى التي مرَّت بعمليات مماثلة، بجانب الاستفادة الكبيرة من عمليات التحسين السابقة لصندوق الأمم المتحدة للسكان.
ما طريقة إدارة التأثير المترتب على التغيير؟
في حين أن تحسين المقر الرئيسي يُعد مهمة ضرورية لتحسين وضع صندوق الأمم المتحدة للسكان وتعزيز فعاليته وكفاءته، فإنه يوجد إقرار قطعي بأن العملية ستؤدي إلى تعطيل الموظفين (وأسرهم) الذين ستنتقل وظائفهم. وبطريقة مفهومة، طرح بعضهم تساؤلات وعبروا عن شعورهم بالقلق.
ومن خلال إيلاء الأولوية لاستمرارية الأعمال وللأفراد، تلتزم إدارة صندوق الأمم المتحدة للسكان التزامًا راسخًا بالتركيز على الإنسان والشفافية والعدالة والمنهجية أثناء تنفيذ العملية والاستماع إلى الزملاء وتقديم الدعم لهم.
تتسم مشاركة مجلس الموظفين بالانتظام والإيجابية، وهو ما يضمن اشتمال العملية على وجهات نظر الموظفين. بالإضافة إلى المشاركة في معظم فِرق العمل، يجتمع مجلس الموظفين حاليًا مع شعبة الموارد البشرية كل يوم، ومع مدير المشروع كل أسبوع، ومع القيادة التنفيذية لصندوق الأمم المتحدة للسكان بانتظام لاستعراض اهتمامات الموظفين.
تم تنفيذ مجموعة شاملة من الإجراءات المعنية بإدارة التغيير لضمان تمكين الموظفين من المساهمة بمدخلات في العملية، وسيتوفر لهم الدعم طوال فترة الانتقال. وتشتمل هذه الإجراءات على:
- عقد اجتماعات مفتوحة مع قيادة صندوق الأمم المتحدة للسكان، وإتاحة الفرص لمناقشة التحديثات والقضايا المتعلقة بالموارد البشرية،
- وعقد جلسات دعم متخصصة ومشاورات سرية مع شعبة الموارد البشرية،
- وتوفير نموذج لطرح الأسئلة دون تعريف الهوية، ومستند للأسئلة المتداولة،
- وإطلاق ورش عمل تتعلق بإدارة التغيير للمديرين والموظفين المتأثرين حول أفضل السبل لتعزيز المرونة وتقبل التغيير،
- ودعم بناء المهارات والتدريب المهني،
- وجلسات الدعم النفسي والاجتماعي والرفاهية،
- وندوات إعلامية عبر الإنترنت حول "الحياة في نيروبي"،
- وإطلاق صفحة مجتمع تعظيم الاستفادة من المقر الرئيسي على شبكة الإنترانت "myUNFPA" لتكون نقطة خدمات شاملة توفر جميع المعلومات المتاحة عن مبادرة تعظيم الاستفادة من المقر الرئيسي.
صُممت جميع القنوات هذه لضمان إطلاع الموظفين، وليس ذلك فحسب، بل لدعمهم ومشاركتهم في كل خطوة من هذه الرحلة بفعالية.
إدراكًا لمساهمات الموظفين التي لا تقدر بثمن والتأثير الذي سيتعرضون له نتيجة هذا التغيير، يلتزم صندوق الأمم المتحدة للسكان بالتأكيد على إعطاء الأولوية لرفاه الموظفين وإرضائهم المهني فيما يتعلق بكل قرار وإجراء يتم اتخاذه.
كيف سيشارك المجلس التنفيذي؟
سيحافظ صندوق الأمم المتحدة للسكان على إرثه العريق المتمثل في الحوار والمشاركة الشفافة مع المجلس التنفيذي. عُقدت أول جلسة غير رسمية في 17 يناير/كانون الثاني 2024. ومن المقرر عقد جلسة إحاطة حول استعراض منتصف المدة للخطة الاستراتيجية في 14 فبراير/شباط، وستتضمن تناول التكاليف غير المتكررة المرتبطة بالتغييرات التنظيمية، وستنعقد جلسة أخرى في 20 فبراير/شباط تركز تحديدًا على تحسين المقر الرئيسي. ستحرص إدارة صندوق الأمم المتحدة للسكان على توفير المعلومات ذات الصلة بشأن التقدم الذي تحرزه العملية.
تم التحديث في 13 فبراير/شباط 2024
