Le Poste
L’Assistant(e) au Programme est responsable de la gestion opérationnelle des Projets/Programme et leur mise en œuvre, ainsi que l’appui aux chargés de Programme pour la/les tâches administratives, logistiques. Vous serez responsable de la gestion des plans de travail et des équipements, la gestion documentaire et la gestion administrative. Vous allez maintenir un réseau de partage d’informations avec les principaux acteurs/intervenants dans la mise en œuvre de l’Initiative Spotlight, en vue de guider les interventions de l’UNFPA.
Vous serez sous la supervision générale du Représentant et la supervision directe du Chargé de Programme de l’Initiative Spotlight, et travaillerez en étroite collaboration avec les autres Chargés de Programme participant à la mise en œuvre du Programme Spotlight Initiative, tout en assurant la liaison avec les Opérations pour les besoins de soutien à l’Initiative.
Objectif du Poste
Le Niger détient le taux le plus élevé du mariage des enfants au niveau mondial, soit 28% des filles sont mariées avant l'âge de 15 ans et 76,3% avant l'âge de 18 ans (EDSN, 2012). Le pays enregistre également le taux de croissance démographique le plus élevé avec 3,9% et l'Indice de fécondité le plus haut avec 7,6 enfants par femme (EDSN, 2012). La violence sexiste est très courante et banalisée, avec une prévalence de 60% chez les femmes (UNFPA, 2015).
UNFPA, en collaboration avec UNICEF, PNUD et UNWOMEN, a élaboré un programme conjoint pour l'Initiative Spotlight de 2019 à 2022 que l’Assistant(e) de Programme est appelé à appuyer pour une gestion et un suivi-évaluation efficaces de l’Initiative.
Vous serez responsable de:
Appuyer la planification, la gestion administrative et financière des activités de UNFPA spécifiques à l’Initiative Spotlight en mettant l'accent sur l'atteinte des résultats suivants :
- Préparation des révisions budgétaires et des clôtures opérationnelles et financière des activités.
- Suivi et présentation des informations sur les recommandations des audits (NEX et inventaires des biens).
- Suivi périodiques des budgets des différents paquets d’activités sous la responsabilité des chargés de programme assistés afin de déterminer d’éventuels dépassements budgétaires.
- Création des réquisitions dans Atlas dans le cadre de la mise en œuvre des activités.
- Création au besoin des comptes vendors.
- Organisation des missions sur le terrain et à l’extérieur du pays (réservation de vols ; demande de visa s’il y a lieu ; ordres de mission ; suivi des paiements des DSA au niveau des finances).
- Vérification de la complétude des pièces justificatives des demandes d’avances.
- Transmission des courriers officiels aux partenaires après traitement des avances pour les informer des activités financées.
- Suivi des rapports financiers dans Atlas et alerte aux chargés de programme sur d’éventuels dépassements.
- Suivi des dossiers de réquisitions auprès des opérations jusqu’à leur aboutissement et réception des biens et/ou services.
- Appui dans la planification annuelle et la révision des paquets d’activités.
- Centralisation et classement de tous les documents afférents aux missions dans un classeur conçu à cet effet.
- Préparation des ateliers et autres rencontres relatives aux activités.
- Préparation et transmission des courriers relatifs à l’Initiative Spotlight.
Appuyer le lien régulier avec le bureau de la CR et les autres agences d’implémentation en mettant l'accent sur l'atteinte des résultats suivants :
- Participation à des réunions sur demande des Chargés de Programme.
- Apport d’éléments de réponses au Bureau de la Coordinatrice Résidente, au Secrétariat du Spotlight, au Bureau Régional ou au Siège UNFPA par rapport à certains dossiers en collaboration avec les Chargés de Programme et au besoin. Participer à l’élaboration des rapports et appuyer le volet M&E de l’Initiative Spotlight en mettant l'accent sur l'atteinte des résultats suivants:
- Participer en cas de besoin à des missions de suivi des activités sur le terrain.
- Appuyer l’élaboration des rapports, en particulier l’aspect financier.
- Contribuer à la gestion des réseaux des bonnes pratiques et de partage des connaissances.
- Tenue à jour des archives des chargés de programme et des dossiers de référence sur des sujets divers, classement régulier et systématique de tous les documents et optimisation de l’accès aux informations des classeurs et fichiers électroniques.
- Recherche documentaire sur internet afin d’appuyer les chargés de programme.
- Exécuter toute autre tâche confiée par la direction de l’UNFPA dans le cadre du fonctionnement du bureau.
Qualifications et Expérience
Formation académique :
- Etre titulaire d’un diplôme de Comptabilité, Finance, Economie, Gestion ou Administration (BAC + 2 ans minimum) : BTS, DUT ou tout autre diplôme équivalent.
Connaissance et Experience:
- Disposer d’au moins 6 ans d’expérience en matière d’Assistance à la gestion de projets/programmes ;
- Avoir de bonnes compétences dans les applications courantes de logiciels de bureau (Word, Excel, PowerPoint) ;
- Etre habileté(e) à faire des travaux gestion logistiques; (iv) L’expérience avec les Agences des Nations Unies est souhaitée
Langues
Une maîtrise parfaire du Français oral et écrit ; Une bonne connaissance de l’Anglais comme langue de travail.
Competencies Requises
Valeurs:
- Intégrité
- Démontrer un engagement à la mission, la vision et les valeurs de UNFPA
- Capacité à s’adapter à un environnement multiculturel
Competences Fonctionnelles:
- Favoriser l’innovation et l’autonomisation
- Savoir travailler en équipe
- Capacité à partager et communiquer l’information, les idées et les connaissances
- Mettre l’accent sur le résultat pour le client ; bien gérer les conflits et réagir positivement aux feedbacks (leadership, gestion de conflits et autogestion)
- Posséder une efficacité opérationnelle.
Competences de base:
- Bonne connaissance des guides et outils de gestion des résultats
- Mettre l’accent sur le résultat pour le client et réagir positivement au feed-back
- Démontrer et appliquer une connaissance technique et professionnelle du poste.
Comment postuler
Les dossiers de candidatures devront être soumis à travers le lien ci-dessous au plus tard le 20 Avril 2020 à 17H00, heure de Niamey.
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