Asistente Administrativo, GS3, FTA, Honduras CO

Pueden aplicar nacionales de Honduras o candidat@s con permiso de trabajo vigente.

Job Description

La Posición

La posición de Asistente Administrativo está ubicada en la Oficina de Honduras.   Bajo la orientación y supervisión directa del Asociado de Finanzas y Administración como miembro del equipo de Operaciones, el Asistente Administrativo presta servicios de calidad en áreas de administración general de conformidad con las normas, directrices, procesos y procedimientos pertinentes. Adopta un enfoque orientado al cliente y a los resultados en la interpretación de las normas, procedimientos y directrices y presta apoyo a la Oficina de País. 

El Asistente Administrativo forma parte del equipo de operaciones y trabaja en estrecha colaboración con el Asociado Financiero para garantizar el logro de los objetivos mediante procesos administrativos y logísticos eficientes, eficaces y transparentes.

Cómo puedes marcar la diferencia:

UNFPA es la principal agencia de las Naciones Unidas enfocados en asegurar que cada embarazo sea deseado, que cada parto sea seguro y que cada joven alcance su pleno potencial. El nuevo plan estratégico de UNFPA (2022-2026) se centra en tres resultados transformadores: poner fin a las muertes maternas prevenibles; poner fin a la necesidad insatisfecha de planificación familiar; y acabar con la violencia de género y las prácticas nocivas.

En un mundo donde los derechos humanos fundamentales están en riesgo, necesitamos personal ético y con principios, que encarnan estas normas y estándares internacionales, y los defenderán con valentía y con plena convicción.

UNFPA está buscando candidatos (as) que transformen, inspiren y entreguen resultados en un enfoque de sostenibilidad y de alto impacto; necesitamos personal que sea transparente, excepcional en la forma en que administra los recursos a ellos confiados y que se comprometan a entregar excelencia en los resultados del programa.

Propósito del trabajo: 

El Asistente Administrativo provee apoyo administrativo y logístico a la oficina en el país.

Deberes y Responsabilidades:

• Establece y mantiene el sistema de archivo de la oficina de acuerdo con un sistema de clasificación establecido para Operaciones y otras unidades siempre que sea necesario.
• Aplica las normas, reglamentos y procedimientos del UNFPA.
• Prestar apoyo logístico y administrativo en la organización de talleres, formaciones y otros eventos importantes.
• Hacer las gestiones de recopilación de información y documentos, con proveedores de bienes y/o servicios, para la creación de sus perfiles (Supplier) en el sistema Quantum.
• Preparar y dar seguimiento a los procesos de adquisición menores USD 5,000, en el marco de las políticas y procedimientos aplicables, que incluye: cotizaciones, cuadros comparativos, órdenes de compra exoneradas, de acuerdo con los techos estipulados de los flujogramas de procesos administrativos, entre otros.
• Revisar la documentación soporte de las solicitudes de pago y demás transacciones administrativas requeridas, asegurando que estén libres de errores.
• Hacer un seguimiento con los proveedores de servicios y bienes para que presenten sus facturas proforma y facturas finales.
• Apoyar la implementación del plan de actividades que son responsabilidad directa del UNFPA en el proyecto.
• Identificar cuellos de botella en la implementación administrativa de las actividades de los proyectos e informar de manera oportuna al Asociado de Finanzas y a la alta gerencia para la toma de decisiones. 
• Proveer/proponer soluciones factibles en base a normativa y asegurar la ejecución y el seguimiento de estas.
• Preparar de acuerdo con las regulaciones de viaje, las solicitudes de viaje, compra de pasajes, DSA, solicitudes de transporte, Security Clearance, del personal, a fin de dar el seguimiento y control respectivo.
• Preparar actas de donación por entregas de materiales, insumos e inventario.
• Mantener un listado actualizado de contactos y socios.
• Registrar correspondencia recibida y despachar correspondencia saliente.
• Apoyar la elaboración de informes.
• Atender requerimientos internos y externos relacionados con las actividades del UNFPA y sus proyectos.
• Acompañar, cuando así se requiera, misiones de campo para revisiones in situ de la rendición de cuentas por parte de grupos y/o organizaciones actuando como partes responsables de los proyectos del UNFPA en terreno
• Apoyar a los miembros del equipo de Operaciones siempre que sea necesario.
• Apoyar otras actividades a solicitud de la Representante y del Representante Auxiliar en Honduras.
• Cualquier otra actividad inherente al cargo.

Valores:

• Integridad: Demuestra coherencia entre la defensa y promoción de los valores del UNFPA y toma decisiones de conformidad con el Código de Conducta de la ONU.
• Demostrar el compromiso con el UNFPA y el sistema de las Naciones Unidas.
• Aceptar la diversidad en todas sus formas.
• Aceptar el cambio.
• Ética y Valores: Demuestra y defiende la ética e integridad.

  Competencias Básicas:

• Asegura el cumplimiento de las normas y estándares organizacionales para auditoria, monitoreo y evaluación y gestión basada en resultados. 
• Promueve la rendición de cuentas y la gestión basada en resultados.
• Capacidad para administrar y ejecutar los procesos.
• Profesionalismo: Demuestra competencia profesional y los conocimientos en las áreas pertinentes de trabajo.
• Capaz de integrarse a un equipo de trabajo, tomando responsabilidad por sus contribuciones para el logro de los resultados.
• Contribuir al intercambio de información y aportar ideas.
• Capacidad para establecer, construir y mantener relaciones de trabajo efectivas con personas de diferentes niveles jerárquicos, nacionalidades y culturas
• Alta confidencialidad y responsabilidad.

Competencias Funcionales:

• Gestión de datos y apoyo logístico 
• Gestión de documentos, correspondencia e informes
• Planificación, organización y desarrollo de tareas
• Conocimientos del puesto / experiencia técnica
• Capacidad para trabajar en equipo.
• Habilidad en expresión oral y escrita.
• Responsabilidad.

Calificaciones y experiencia requerida:

Educación

Es obligatorio haber completado la educación secundaria o tres años de experiencia en puestos similares.

Conocimientos y Experiencia: 

• Tres (3) años de experiencia previa pertinente, incluida experiencia en asistencia administrativa; preferiblemente con organismos internacionales. 
• Se valorará la experiencia previa en la ONU;
• Sólidas habilidades interpersonales y organizativas;
• Conocimientos informáticos - Word, Excel, Power-point, etc.;
• Se valorará el dominio de las aplicaciones ofimáticas actuales, incluido ERP (QUANTUM, ATLAS)
• Experiencia de trabajo orientado a servicio al cliente.

Lenguaje

• Dominio del español, oral y escrito.
• Conocimientos básicos de inglés.