Optimización de la sede del UNFPA
Una visión audaz para alcanzar tres resultados transformadores
La iniciativa de optimización de la sede del UNFPA se basa en un enfoque estratégico cuyo objetivo es revitalizar, reimaginar y transformar el UNFPA a fin de garantizar que esté preparado para el futuro y estratégicamente posicionado para cumplir su mandato, en consonancia con el Programa de Acción de la CIPD, la Agenda 2030 para el Desarrollo Sostenible y la visión del Secretario General de una ONU 2.0.
Introducción
La iniciativa de optimización de la sede hace referencia a los cambios organizativos que se están llevando a cabo en el UNFPA para maximizar la eficacia y la eficiencia de la sede de la organización. En esta página se pretende aclarar el alcance, los motivos y las repercusiones de la iniciativa de optimización de la sede.
UNFPA: preparado para el futuro
Como subraya el Plan Estratégico 2022-2025 del UNFPA aprobado por la Junta, para transformar el mundo también es necesario revitalizar y transformar el UNFPA, en consonancia con la reforma de las Naciones Unidas. El panorama en el que opera el UNFPA está cambiando con rapidez: el cambio climático, los cambios demográficos, el aumento de las desigualdades y los avances tecnológicos están reestructurando el mundo. El UNFPA tiene que elegir entre dejarse llevar por el cambio que se está produciendo a nuestro alrededor o convertirse en uno de los impulsores de nuestro futuro.
“Si queremos que el UNFPA esté preparado para el futuro, es realmente conveniente que estemos más cerca de las comunidades
a las que servimos y prestemos nuestros servicios de una manera más integrada”.
Dra. Natalia Kanem, Directora Ejecutiva del UNFPA
Por lo tanto, el UNFPA prosigue su proceso de transformación organizativa básica, que ya ha incluido importantes cambios, como el reajuste de la División de Recursos Humanos, la evolución de la Subdivisión de Servicios de Adquisición hacia una Dependencia de Gestión de la Cadena de Suministro, y el establecimiento de una División de Respuesta Humanitaria en Ginebra.
¿Qué cambios se están produciendo?
En este contexto, y como parte de la iniciativa de optimización de la sede, se van a producir estos dos cambios organizativos en la sede del UNFPA:
- La integración de la actual División de Políticas y Estrategia y la actual División Técnica en una División de Programas con sede principalmente en Nairobi.
- El traslado de la Oficina de Evaluación a Nairobi.
El UNFPA espera obtener importantes beneficios gracias a la integración de sus funciones técnicas y programáticas, así como al traslado de estas funciones (junto con la función de evaluación) a Nairobi, un importante centro neurálgico en el Sur Global.
La decisión de acometer estos cambios se basa en las revisiones organizativas exhaustivas que se han llevado a cabo en los últimos años y que se han basado en numerosas consultas con el personal de las dependencias afectadas. Como parte de una de estas revisiones, se pidió específicamente al personal que cuantificara la cantidad de tiempo que dedica a trabajar con las partes interesadas de Nueva York en comparación con las partes interesadas que no tienen su sede en Nueva York. Estos datos se tuvieron en cuenta a la hora de tomar la decisión de reubicar las funciones técnicas, programáticas y de evaluación.
Los cambios guardan consonancia con las reorganizaciones emprendidas por otros organismos de las Naciones Unidas para adaptarse al entorno de trabajo en constante evolución y para revisar sus sedes y evaluar dónde pueden ubicarse sus funciones de la manera más eficaz y eficiente posible.
¿Cuáles son las ventajas de adoptar una nueva disposición organizativa?
Entre los beneficios derivados de integrar las funciones técnicas y programáticas del UNFPA y de la nueva estructura organizativa cabe citar los siguientes:
- Mayor apoyo a las oficinas nacionales y regionales gracias a una mejor inclusión de las aportaciones sobre distintos temas en todas las fases del ciclo de programación.
- Mejora de la generación y difusión de conocimientos técnicos y directrices de programación coordinadas.
- Servicios más integrados de planificación familiar, salud materna y violencia de género en la máxima medida posible para las comunidades que más necesitan nuestra experiencia.
- Articulación de la planificación estratégica, la programación y el apoyo técnico.
- Posicionamiento más eficaz de las prioridades de la CIPD.
- Adecuación a las disposiciones adoptadas por otros organismos de las Naciones Unidas.
¿Por qué Nairobi?
Entre los beneficios del traslado a Nairobi figuran los siguientes:
- Refuerzo de la presencia allí donde la necesidad es mayor: nueve de los diez países con las tasas de mortalidad materna más elevadas se encuentran en África, y tres de las seis regiones en las que trabaja el UNFPA se sitúan en el continente africano, donde se invierte más del 50 % de los recursos totales del UNFPA.
- Refuerzo del apoyo a las oficinas nacionales y regionales gracias a la centralización horaria y al hecho de estar más cerca de más regiones desde el punto de vista geográfico.
- Mejora del intercambio de conocimientos, las asociaciones, la cooperación Sur-Sur y el desarrollo de capacidades en el Sur Global.
- Ahorro en gastos de personal, alquiler de oficinas y viajes.
- Mayor bienestar del personal gracias a la reducción de los desplazamientos.
- Reducción de la huella de carbono.
- Participación y compromiso con la iniciativa “Una ONU”.
Se eligió Nairobi tras un minucioso análisis comparativo de los lugares de destino en el norte y el sur, y se atendió a criterios como la seguridad y protección del personal, la experiencia de este, la presencia de las Naciones Unidas, la accesibilidad geográfica, la disponibilidad de talentos y las infraestructuras.
Además de cumplir todos estos criterios, Nairobi se erigió como la mejor opción, dadas las numerosas oportunidades que ofrece como centro neurálgico del Sur Global.
¿Cómo seguirá desempeñando el UNFPA su función normativa?
El UNFPA se toma muy en serio su función normativa, de acuerdo con su compromiso desde hace décadas de promover los derechos y las oportunidades, y en línea con el Programa de Acción de la CIPD.
En cuanto a la participación en los procesos intergubernamentales e interinstitucionales en Nueva York, los cambios se han diseñado para garantizar una presencia sólida y continuada del UNFPA en Nueva York.
Además, la participación y el posicionamiento del UNFPA en los procesos intergubernamentales e interinstitucionales en Nueva York se garantizará a través de, entre otros, los siguientes medios:
- Personal directivo superior.
- Una sólida Subdivisión de Enlace de Programas, que forme parte de la nueva División de Programas y que cuente con expertos en programas y distintos temas, y esté dirigida por altos cargos.
- La Subdivisión de la Junta Ejecutiva, que apoya la colaboración con esta.
El punto fuerte de la función normativa del UNFPA no depende solo del lugar donde se ubiquen las funciones de la sede. De hecho, las oficinas nacionales y regionales del UNFPA desempeñan un papel clave al respecto, y esperamos que el apoyo reforzado que recibirán gracias a la integración de las funciones programáticas y técnicas, y a la mayor proximidad de la nueva División de Programas mejore realmente la función normativa que desempeñan dichas oficinas.
¿Cuándo se producirá el cambio?
La puesta en marcha de la iniciativa de optimización de la sede comenzó en septiembre de 2023. Está previsto que el proceso se complete en un periodo aproximado de dos años. A partir de agosto de 2024, la División de Programas operará en Nueva York, lo que permitirá disponer del tiempo necesario para perfeccionar la estructura y los procesos si es necesario, así como para que el personal se integre como parte de una nueva entidad organizativa, antes del traslado gradual a Nairobi, que comenzará en marzo de 2025.
Este calendario, que adelanta el diseño organizativo y las acciones en materia de recursos humanos, se ha diseñado específicamente para garantizar que el personal y la organización dispongan de tiempo suficiente para planificar el futuro y garantizar una transición lo más fluida posible. Se trata de una práctica óptima basada en la experiencia de otros organismos de las Naciones Unidas que han llevado a cabo reestructuraciones organizativas similares. Dicho cronograma también ayudará al UNFPA a gestionar mejor la contratación de personal para la nueva División de Programas.
Además, estos plazos coincidirán con el vencimiento del contrato de arrendamiento de las actuales oficinas de Nueva York y permitirán que la organización optimice el uso del espacio de dichas oficinas. Asimismo, se adoptarán prácticas de trabajo modernas y flexibles que reflejen el compromiso del UNFPA con la adaptabilidad y la eficiencia en un mundo laboral posterior a la COVID-19.
¿En qué afecta esto al personal?
Como consecuencia de estos cambios organizativos, unos 120 puestos de trabajo con sede en Nueva York se trasladarán a Nairobi. El porcentaje de puestos que se trasladan a Nairobi representa aproximadamente el 25 % de los que actualmente se encuentran en Nueva York.
La dirección del UNFPA es especialmente consciente de la situación en que se encuentra el personal de servicios generales que se ve afectado por los cambios, y cuyos puestos de trabajo no pueden trasladarse a otro lugar de destino. Con el fin de minimizar los inconvenientes para estos empleados, la dirección del UNFPA se está asegurando de que los puestos que queden vacantes se anuncien únicamente a nivel interno y de que el personal afectado tenga prioridad a la hora de cubrirlos. Un programa de cese voluntario anticipado también debe ofrecer al personal más oportunidades de obtener un puesto en Nueva York. También se está dialogando activamente con otros organismos de las Naciones Unidas para facilitar la absorción del personal de servicios generales del UNFPA.
¿Cuáles son las implicaciones económicas?
Aunque el traslado no se debe principalmente al ahorro de costes, se espera que reporte importantes beneficios económicos al UNFPA.
A partir de 2026, el UNFPA prevé un ahorro continuo en costes operativos relacionados con el personal, los alquileres y los desplazamientos de aproximadamente 3 millones de dólares al año.
Aunque los costes puntuales, algo inferiores a 10 millones de dólares y sufragados con los recursos existentes, se contabilizarán en el examen de mitad de período del presupuesto integrado, los ahorros se podrán apreciar a partir del próximo ciclo del Plan Estratégico o del presupuesto integrado. Tomando como base estas estimaciones, se prevé que el periodo de amortización de la inversión inicial será de algo más de tres años. Este dato es bueno, independientemente del entorno y la época.
¿Cómo se gestiona el proyecto?
In line with best project management practices, an internal Project Management and Governance arrangement has been De conformidad con las prácticas idóneas de gestión de proyectos, se ha establecido un acuerdo interno de gestión y gobernanza de proyectos para garantizar la claridad de las funciones y responsabilidades, la representación del personal, altos niveles de comunicación y transparencia, y resultados óptimos. Este acuerdo cuenta con un Grupo de Referencia del Proyecto, copresidido por los Directores Ejecutivos Adjuntos, y cinco Equipos de Trabajo del proyecto, que incluyen, además de representantes de las dependencias afectadas, personal de las oficinas regionales, la División de Recursos Humanos, la División de Servicios de Gestión y la Subdivisión de Comunicaciones y Medios de Difusión. El Consejo de Personal está representado en tres de los cinco Equipos de Trabajo.
El Equipo de Trabajo de Diseño Organizativo definió la estructura de la nueva División de Programas de forma consultiva y participativa, e incluso realizó un retiro de tres días.
El UNFPA ha identificado los principales riesgos asociados al proceso de optimización de la sede y sus resultados, así como las medidas paliativas y las responsabilidades específicas para afrontarlos. El registro de riesgos lo actualizará y revisará periódicamente el Oficial Jefe de Gestión de Riesgo y lo supervisará el Grupo de Referencia del Proyecto.
El enfoque de gestión del proyecto se basa en gran medida en las experiencias y lecciones aprendidas de otros organismos de las Naciones Unidas que han llevado a cabo ejercicios similares, así como en anteriores procesos de optimización del UNFPA.
¿Cómo gestionamos el impacto del cambio?
Aunque la optimización de la sede es necesaria para situar al UNFPA en la mejor posición posible y mejorar su eficacia y eficiencia, se reconoce plenamente que el proceso supondrá un desajuste para los miembros del personal (y sus familias), cuyas funciones se reubicarán. Es comprensible que algunos de ellos hayan planteado preguntas y expresado su inquietud.
Al dar prioridad a la continuidad de las actividades y al personal, la dirección del UNFPA se compromete seriamente a centrarse en las personas, a actuar de manera transparente, justa y sistemática en el proceso, y a escuchar y apoyar a sus compañeros y compañeras.
El Consejo de Personal participa de forma periódica y significativa en el proceso, de modo que se tiene en cuenta en todo momento el punto de vista de los empleados. Además de participar en la mayoría de los Equipos de Trabajo, el Consejo de Personal se reúne a diario con la División de Recursos Humanos, cada semana con el Director del Proyecto y, regularmente, con la dirección ejecutiva del UNFPA para analizar las preocupaciones del personal.
Se han puesto en marcha una serie de medidas para gestionar el cambio y garantizar que el personal pueda contribuir al proceso y reciba apoyo durante la transición. Entre ellas, se incluyen las siguientes:
- Reuniones con la dirección del UNFPA que ofrecen la oportunidad de debatir actualizaciones y cuestiones relacionadas con los recursos humanos.
- Sesiones de apoyo especializado y consultas confidenciales con la División de Recursos Humanos
- Un formulario para enviar preguntas de forma anónima y un documento de preguntas frecuentes.
- Talleres de gestión del cambio para los directivos y el personal afectados sobre la mejor manera de fomentar la capacidad de adaptación y aceptar el cambio.
- Apoyo al desarrollo de competencias y orientación profesional.
- Sesiones de apoyo psicosocial y de bienestar.
- Seminarios web informativos sobre la vida en Nairobi.
- Una página de la comunidad dedicada a la optimización de la sede en la intranet “myUNFPA” como punto de acceso único a toda la información disponible sobre la iniciativa de optimización de la sede.
Todos estos canales se han diseñado para garantizar que el personal no solo esté informado, sino que reciba apoyo y participe activamente en cada paso de este proceso.
El UNFPA reconoce la inestimable contribución del personal y el impacto que este cambio tendrá en este, por lo que se compromete a garantizar que todas las decisiones y medidas que se tomen tengan como prioridad el bienestar y la realización profesional de los empleados.
¿Cómo participará la Junta Ejecutiva?
El UNFPA continuará con su legado de diálogo y compromiso transparente con la Junta Ejecutiva. El 17 de enero de 2024 tuvo lugar una primera reunión informal. El 14 de febrero ha de tener lugar una sesión informativa sobre el examen de mitad de período del Plan Estratégico, en la que se presentarán los costes puntuales asociados a los cambios organizativos, y el 20 de febrero otra centrada específicamente en la optimización de la sede. La dirección del UNFPA sigue estando disponible para facilitar información pertinente sobre el proceso que se está llevando a cabo.
Última actualización: 13 de febrero de 2024
