La Posición:
El/la Asistente Administrativo / Financiero del Proyecto “Liberando su potencial: empoderando a niñas, adolescentes y mujeres jóvenes para el ejercicio de sus derechos” asistirá y apoyará en la gestión administrativa y financiera del proyecto.
Esta posición reportará al / a la Gerente(a) de Proyecto.
¿Cómo puedes marcar la diferencia?:
El UNFPA es la principal agencia de las Naciones Unidas para lograr un mundo en el que cada embarazo sea deseado, cada parto sea seguro y el potencial de cada joven se realice. El plan estratégico del UNFPA (2022-2025) reafirma la relevancia de la dirección estratégica actual del UNFPA y se centra en tres resultados transformadores: poner fin a las muertes maternas evitables; poner fin a la necesidad insatisfecha de planificación familiar; y poner fin a la violencia de género y las prácticas nocivas. Estos resultados reflejan nuestros compromisos estratégicos para acelerar el progreso hacia la realización de la CIPD y los ODS en la Década de Acción hasta 2030. Nuestro plan estratégico insta a los Estados miembros, las organizaciones y las personas de las Naciones Unidas a “construir mejor hacia adelante”, al tiempo que abordan los impactos negativos de la pandemia de Covid-19 en el acceso de las mujeres y las niñas a la salud sexual y reproductiva y a los derechos reproductivos, recuperar los logros perdidos y alcanzar nuestros objetivos.
En un mundo donde los derechos humanos fundamentales están en riesgo, necesitamos personal ético y con principios, que encarne estas normas y estándares internacionales y que los defienda con valentía y con plena convicción.
El UNFPA busca candidatos que transformen, inspiren y brinden resultados sostenidos y de alto impacto; necesitamos personal que sea transparente, excepcional en la forma en que gestiona los recursos que se le confían y que se comprometa a ofrecer excelencia en los resultados del programa.
FUNCIONES / RESULTADOS CLAVE ESPERADOS
Implementación de proyectos y gestión logística
- Apoyar con el registro y revisión de los planes de trabajo y presupuestos en los sistemas financieros y programáticos corporativos (ERP).
- Brindar el apoyo administrativo necesario para asegurar la implementación administrativo-financiera del proyecto en cumplimiento de las regulaciones, procedimientos y políticas del UNFPA.
- Elaborar y actualizar el plan de compras del proyecto de manera mensual o cuando se requiera.
- Apoyar en el proceso de screening de suppliers (antes vendors).
- Apoyo en la participación de los distintos comités de compras, según sea requerido.
- Brindar apoyo en los procesos de adquisición: micro compras (shopping), solicitudes de cotización y comunicaciones con proveedores.
- Coordinar y proveer el apoyo logístico para las misiones relacionadas en el marco del proyecto.
- Coordinar requerimientos y documentación para contratación de consultores en el marco del proyecto.
- Apoyo administrativo en la organización de eventos a cargo del proyecto.
- Otras funciones y/o actividades que pudieran presentarse a lo largo del presente contrato en cualquiera de los territorios de intervención.
Administración financiera y manejo documentario
- Desempeñar tareas en pleno cumplimiento de regulaciones financieras, políticas y procedimientos de la organización, incluyendo controles internos, tales como:
- Realizar revisiones presupuestales,
- Realizar seguimiento financiero de la ejecución del presupuesto del proyecto,
- Identificar avances, desafíos y proponer acciones para asegurar ejecución del presupuesto en los plazos establecidos y con calidad.
- Revisar y verificar transacciones financieras, actividades y documentación. Tomar acciones correctivas en la medida en que sea necesario.
- Preparar requerimientos de pago, validar conformidades, documentos para creación y screening de suppliers (antes vendors), documentos para las órdenes de compra/servicio, verificar documentos de soporte y hacer seguimiento a pagos de proveedores y/o consultores.
- Realizar el apoyo administrativo para la convocatoria, selección, registro y seguimiento de Asociados en la Implementación (IP), cuando corresponda. Acompañar a los Asociados en la Implementación (IP) en el cumplimiento de los procesos administrativos a su cargo, brindándoles el soporte y los recursos necesarios para asegurar calidad y entrega oportuna de los documentos administrativos y financieros, según las políticas y procedimientos de UNFPA. Apoyar a los socios implementadores en el registro de adelantos en el sistema ERP Quantum y de los documentos necesarios para su proceso.
- Realizar la revisión detallada de rendiciones de eFACE y de los documentos necesarios para su proceso y posterior envío a aprobación del Oficial de Proyecto. Apoyar la preparación, organización y distribución de todos los documentos relacionados con el proyecto según sea relevante, incluyendo correspondencia, contratos, informes financieros y otros.
- Asegurar que todos los documentos de los proyectos están debidamente archivados en el sistema de gestión documentario IDocs de acuerdo con las políticas de manejo y almacenamiento documentario de la organización.
- Mantener la lista pertinente de contactos, en alineamiento con la lista general de la Oficina de País.
- Apoyo en el proceso de registro de planes de trabajo ante APCI, así como del proceso de recuperación del IGV.
Monitoreo y reporte
- Apoyar al/la Gerente de Proyectos en la planificación presupuestal y monitoreo de actividades sobre la base del marco de recursos y resultados.
- Hacer seguimiento de ejecución financiera de los proyectos.
- Apoyar al/la Gerente de Proyectos en la elaboración de reportes financieros.
- Apoyar la preparación de documentos y reportes para los mecanismos de control necesarios en la gestión de los Planes de Trabajo de los Asociados en la Implementación (spotchecks, micro assessments y/o auditorías).
COMPETENCIAS
Valores:
- Ejemplificar la integridad;
- Demostrar compromiso con el UNFPA y el sistema de las Naciones Unidas
- Apreciar las diferencias en valores y aprender de la diversidad cultural.
- Demostrar compromiso con la igualdad de género
Corporativas:
- Tomar acciones apropiadas frente al contexto religioso y diversidad cultural.
- Alcanzar resultados / Ser responsable
- Desarrollar y aplicar experiencia profesional / visión para los negocios
- Pensar analítica y estratégicamente
- Trabajar en equipo / administrándonos a nosotros mismos y nuestras relaciones
- Comunicarse para el impacto
Competencias Funcionales:
Manejo y Liderazgo:
- Demostrar habilidades de organización;
- Capacidad para trabajar como parte de un equipo, compartir información y coordinar esfuerzos dentro del equipo;
- Enfoques consistentes para trabajar con energía y una actitud positiva y constructiva;
- Excelentes habilidades analíticas y de escritura.
- Comunicación: Buena capacidad de comunicación, tanto escrita como oral, que incluye el trabajo en red y las habilidades interpersonales;
- Capacidad comprobada de persuadir e influenciar a otros para cooperar.
Orientación al Cliente:
- Investiga posibles soluciones a las necesidades del cliente interno y externo e informa de manera oportuna, sucinta y apropiada;
- Organiza y prioriza el horario de trabajo para cumplir con las necesidades y plazos del cliente;
- Establece, construye y mantiene relaciones efectivas dentro de la unidad de trabajo y con clientes internos y externos;
- Capacidad demostrada para establecer relaciones sólidas con socios y clientes para obtener comentarios positivos;
- Capacidad para emprender y aplicar análisis de género para garantizar soluciones equitativas de género
Asociación:
- Desarrollar, coordinar y asesorar sobre asociaciones estratégicas y programáticas
- Facilitar la participación de los principales interesados o grupos en la toma de decisiones sobre el medio ambiente y el desarrollo sostenible, su acceso y el intercambio de información para un cumplimiento efectivo.
Profesionalismo:
- Demostrar competencia profesional y dominio de la materia
- Es concienzuda/o y eficiente en el cumplimiento de los compromisos, observando los plazos y logrando resultados;
- Habla y escribe de manera clara y efectiva y demuestra apertura al compartir información y mantener informada a las personas.
- Dispuesta/o a realizar otras tareas según lo dispuesto por el/la supervisor(a)
Liderazgo:
- Proactivo en el desarrollo de estrategias para lograr objetivos,
- Establece y mantiene relaciones con una amplia gama de personas para comprender las necesidades y obtener apoyo,
- Propulsores para el cambio y las mejoras.
Juicio / Toma de decisiones:
- Identifica los problemas clave en una situación compleja,
- Reúne información relevante antes de tomar una decisión,
- Considera los impactos positivos y negativos de las decisiones antes de tomarlas,
- Propone un curso de acción basado en toda la información disponible,
- Verifica supuestos contra hechos
CALIFICACIONES REQUERIDAS
Educación:
- Bachiller y/o Título profesional en economía, administración, contabilidad, ingeniería empresarial o carreras afines.
Experiencia:
- Mínimo 7 años de experiencia en labores relacionadas a asistencia administrativa, financiera, compras y/o de proyectos.
- Deseable experiencia previa en organizaciones de las Naciones Unidas, organismos internacionales y/o de cooperación.
- Deseable, experiencia previa en proyectos de desarrollo o de respuesta humanitaria y/o salud sexual y reproductiva y/o, violencia basada en género y prácticas nocivas.
- Deseable conocimiento de sistema actualizado de ERP (Quantum y QuantumPlus).
Otros:
- Capacidad para el trabajo en equipo;
- Capacidad analítica y para la redacción de informes.
- Habilidad para el manejo de sistemas informáticos, como el Quantum+.
Idiomas:
- Fluidez oral y escrita en el idioma español.
- Conocimiento intermedio del idioma inglés como mínimo.
Sistemas informáticos:
- Dominio a nivel de usuario de entorno de Windows, Internet y aplicaciones de oficina como Google Suite (Gmail, Google Docs, Drive) y MS Office (Word, Excel y Power-Point).
- Experiencia con el uso de ERP será una ventaja.
Compensación y beneficios:
Este puesto ofrece un paquete de remuneración atractivo que incluye un salario neto competitivo más seguro médico y otros beneficios según corresponda.
Ambiente de trabajo del UNFPA:
El UNFPA proporciona un entorno de trabajo que refleja los valores de igualdad de género, diversidad, integridad y equilibrio saludable entre el trabajo y la vida personal. Estamos comprometidos a garantizar la paridad de género en la organización y, por lo tanto, animamos a las mujeres a postularse. Se recomienda encarecidamente que presenten su solicitud las personas de la comunidad LGBTQIA+, grupos étnicos minoritarios, poblaciones indígenas, personas con discapacidades y otros grupos subrepresentados. El UNFPA promueve la igualdad de oportunidades en términos de nombramiento, capacitación, compensación y selección para todos, independientemente de las características personales y las dimensiones de la diversidad. La diversidad, la equidad y la inclusión están en el centro de la fuerza laboral del UNFPA; haga clic aquí here para obtener más información.
Disclaimer:
La selección y el nombramiento pueden estar sujetos a verificaciones de antecedentes y referencias, autorización médica, emisión de visas y otros requisitos administrativos.
El UNFPA no cobra ninguna tarifa de solicitud, procesamiento, capacitación, entrevista, prueba u otra tarifa en relación con la solicitud o el proceso de reclutamiento y no se preocupa por la información sobre las cuentas bancarias de los solicitantes.
Los solicitantes de cargos en las categorías Profesional internacional y superiores, que tengan la condición de residente permanente en un país distinto de su país de nacionalidad, podrán verse obligados a renunciar a dicha condición en el momento de su nombramiento.
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