Asistente Administrativo y de Gestión para proyecto, Ciudad de Panamá, Panamá, LSC-5

The Position:

Asistente Administrativo y de Gestión para proyecto “Apoyo al desarrollo del talento humano con enfoque de género a través del fortalecimiento del ITSE”

How you can make a difference:

El UNFPA es el organismo líder de las Naciones Unidas que se encarga de crear un mundo en el que cada embarazo sea deseado, cada parto sea seguro y cada joven alcance su potencial. 

El plan estratégico del UNFPA (2022-2025) reafirma la pertinencia de la dirección estratégica actual del UNFPA y se centra en tres resultados transformadores: poner fin a las muertes maternas evitables, poner fin a las necesidades insatisfechas de planificación familiar y poner fin a la violencia de género y las prácticas nocivas. Estos resultados reflejan nuestros compromisos estratégicos para acelerar el progreso hacia la consecución de la CIPD y los ODS en el Decenio de Acción que conduce a 2030. Nuestro plan estratégico hace un llamamiento a los Estados miembros de las Naciones Unidas, las organizaciones y las personas para que “reconstruyan mejor”, al tiempo que abordan los impactos negativos de la pandemia de COVID-19 en el acceso de las mujeres y las niñas a la salud sexual y reproductiva y los derechos reproductivos, recuperen los logros perdidos y hagan realidad nuestros objetivos. En un mundo en el que los derechos humanos fundamentales están en peligro, necesitamos personal con principios y ética, que encarne estas normas y estándares internacionales y que los defienda con valentía y plena convicción. El UNFPA busca candidatos que transformen, inspiren y generen resultados de alto impacto y sostenidos; necesitamos personal que sea transparente, excepcional en la forma en que gestiona los recursos que se le confían y que se comprometa a ofrecer resultados de excelencia en los programas.

 

Job Purpose:

Respaldo técnico para el Coordinador Técnico de Proyecto, en cuanto a la administración y a la gestión del proyecto, según lo requieran las necesidades del mismo.

You would be responsible for:

• Planificar y coordinar actividades administrativas del proyecto, aplicando normas y procedimientos definidos de UNFPA y considerando los del ITSE para los procedimientos correspondientes.
• Colaborar con el Coordinador de Proyecto en la elaboración del plan operativo anual.
• Elaborar informes periódicos y reportes administrativos de las actividades realizadas.
• Apoyar en la logística de las diversas actividades propuestas en el desarrollo del proyecto
• Apoyar administrativa y financieramente en la planificación, implementación y seguimiento presupuestario de los proyectos, de acuerdo con los procedimientos y normativas del UNFPA, a fin de alcanzar los resultados y metas financieras y técnicas propuestas. 
• Leer y documentarse acerca del Manual de Políticas y Procedimientos del UNFPA y de la Reglamentación Financiera detallada del UNFPA.
• Realizar análisis, revisiones e informes administrativos-financieros de los proyectos de carácter trimestral, semestral, anual y siempre que se le requiera, en coordinación con la Asistente administrativa. 
• Mantener permanente comunicación y coordinación con la Asistente Administrativa del UNFPA.
• Recibir, clasificar, archivar y dar seguimiento a las comunicaciones recibidas y/o generadas por los proyectos.
• Preparar cartas y comunicaciones oficiales, minutas de reuniones y resúmenes de acciones a tomar; seguimiento de progreso en asuntos planificados.
• Dar seguimiento a los trámites de pagos de proveedores en tiempo y forma de acuerdo con las regulaciones que sean competentes.
• Mantener un archivo completo de todas las operaciones financieras de los proyectos, así como también de seguimiento técnico de las actividades de manera ordenada. 
• Apoyar en la preparación de la documentación para las auditorías en coordinación con el UNFPA.
• Apoyar a la asistente administrativa del UNFPA e ITSE en funciones de coordinación con otros actores para asegurar el cumplimiento de agendas de trabajo y preparación de documentos administrativos y solicitudes de pagos.
• Asistir en la organización logística de reuniones, seminarios, talleres y actividades relacionadas; mantener contacto estrecho con los proveedores. 
• Hacer arreglos de viajes (reservación de boletos, cambio de reservas, reservación de hotel, etc.) y misiones del personal y consultores del proyecto, incluyendo gestión de autorizaciones de viajes, anticipos, autorizaciones de seguridad, etc.
• Realizar la compra y trámites logísticos periódicamente y preparar informes sobre el uso adecuado y eficaz de los IARH kits y otros insumos y equipos comprados y distribuidos bajo el fondo ITSE.

 

Qualifications and Experience: 

Education:  

• Título de Licenciatura en Administración de Empresas, en Administración Pública o carreras afines

Knowledge and Experience: 

• Dos años de experiencia en labores afines al puesto.

Languages: 

• Español

Required Competencies: 

Values:

• Dar ejemplo de integridad, 
• Demostrar compromiso con el UNFPA y el sistema de las Naciones Unidas, 
• Aceptar la diversidad cultural, 
• Aceptar el cambio

Core Competencies: 

• Lograr resultados, 
• Ser responsable, 
• Desarrollar y aplicar conocimientos profesionales y perspicacia empresarial, 
• Pensar de forma analítica y estratégica, 
• Trabajar en equipo y gestionarnos a nosotros mismos y nuestras relaciones

 

Functional Competencies:

• Palnificación y organización 
• Trabajo en equipo y autogestión 
• Respeto a la diversidad en el marco de la perspectiva de Género y Derechos Humanos 
• Responsabilidad 
• Solución creativa a los problemas 

Managerial Competencies (if applicable):

• Responsabilidad 
• Resolución de problemática de forma creativa 
• Comunicación de forma asertiva y efectiva 
• Pensamiento estratégico y analítico
• Trabajo en equipo y autogestión 
• Colaboración incluyente 

Compensation and Benefits:

Este puesto ofrece un atractivo paquete de remuneración que incluye días de vacaciones, seguro médico y remuneración adicional por pensiones y obligaciones de seguridad social

UNFPA Work Environment:

El UNFPA ofrece un entorno de trabajo que refleja los valores de igualdad de género, diversidad, integridad y equilibrio saludable entre el trabajo y la vida personal. Estamos comprometidos a garantizar la paridad de género en la organización y, por lo tanto, alentamos a las mujeres a postularse. Se alienta encarecidamente a las personas de la comunidad LGBTQIA+, grupos étnicos minoritarios, poblaciones indígenas, personas con discapacidad y otros grupos sub-representados a postularse. El UNFPA promueve la igualdad de oportunidades en términos de nombramiento, capacitación, compensación y selección para todos, independientemente de las características personales y las dimensiones de la diversidad. La diversidad, la equidad y la inclusión son el núcleo de la fuerza laboral del UNFPA: haga clic aquí para obtener más información.

Disclaimer:

La selección y contratación de personal de LSC puede estar sujeta a comprobaciones de antecedentes y referencias, autorización médica y otros requisitos administrativos. 

El UNFPA no cobra ninguna tarifa por solicitud, procesamiento, capacitación, entrevistas, pruebas u otros cargos relacionados con el proceso de solicitud o selección y no se ocupa de la información sobre las cuentas bancarias de los solicitantes.