Assistant (e) au Programme FTA/GS-06, Bamako-MALI

The Position:

Le Fonds des Nations Unies pour la Population (UNFPA) dans le cadre de son 8^ème Programme de Coopération (CPD8 2020-2024) avec le Gouvernement du Mali envisage de renforcer son soutien aux efforts nationaux visant à la réalisation des trois résultats transformateurs que sont : Zéro décès maternels évitables, Zéro besoins non satisfaits en matière de planification familiale et Zéro violence basée sur le genre et autres pratiques néfastes, y compris  les mutilation génitale féminine et le mariage des enfants.

Pour l’atteinte de ces résultats, des interventions intégrées sont mises en œuvre dans les différentes régions du Mali à travers des projets de promotion de la santé sexuelle et reproductive, la promotion des services de Planification Familiale, des projets de prévention et prise en charge des violences sexuelles et violences basées sur le genre et la promotion de l’accès aux services santé sexuelle et reproductive pour les femmes, les adolescent(e)s et les jeunes. 

L’assistant (e) aux Programmes sera la supervision générale du Représentant adjoint aux Programmes et la supervision directe du responsable de la composante du Programme, et travaillerez en étroite collaboration avec les autres Chargés de Programme participant à la mise en œuvre du Programme, tout en assurant la liaison avec les Opérations pour les besoins de soutien.

Comment pouvez vous faire la différence:

L'UNFPA est la principale agence des Nations Unies chargée de créer un monde où chaque grossesse est désirée, chaque accouchement se déroule en toute sécurité et le potentiel de chaque jeune est pleinement réalisé. Le plan stratégique de l’UNFPA (2022-2025) réaffirme la pertinence de l’orientation stratégique actuelle de l’UNFPA et se concentre sur trois résultats transformateurs : mettre fin aux décès maternels évitables ; mettre fin aux besoins non satisfaits en matière de planification familiale ; et mettre fin à la violence sexiste et aux pratiques néfastes. Ces résultats reflètent nos engagements stratégiques visant à accélérer les progrès vers la réalisation de la CIPD et des ODD au cours de la Décennie d’action menant jusqu’en 2030. Notre plan stratégique appelle les États membres, les organisations et les individus de l’ONU à « mieux construire vers l’avant », tout en s’attaquant aux impacts négatifs de la crise. la pandémie de Covid-19 sur l'accès des femmes et des filles à la santé sexuelle et reproductive et aux droits reproductifs, récupérer les acquis perdus et atteindre nos objectifs.

Dans un monde où les droits humains fondamentaux sont menacés, nous avons besoin d’un personnel doté de principes et d’éthique, qui incarne ces normes et standards internationaux et qui les défendra avec courage et avec pleine conviction.

L'UNFPA cherche des candidats qui transforment, inspirent et produisent un impact élevé et des résultats durables ; nous avons besoin de personnel transparent, exceptionnel dans la manière dont il gère les ressources qui leur sont confiées et qui s'engage à fournir des résultats d'excellence dans les programmes.

Description de la position:

L’Assistant(e) au Programme appuie la conception, la planification et la gestion du programme de UNFPA en fournissant et en gérant les données, en fournissant un appui logistique, en surveillant l’exécution du programme et en donnant suite aux recommandations et décisions de l’unité dont il/elle relève.

L’Assistant(e) au Programme applique les politiques et procédures établis et aide à la gestion de connaissances en rassemblant, synthétisant et analysant les informations pertinentes dans le domaine de la population et le développement, la santé de la reproduction et la problématique du genre. 

Il/ elle contribue à faciliter la mise en œuvre des programmes / projets en utilisant et en développant des mécanismes et systèmes appropriés et en veillant au respect des procédures établies et suivant une approche basée sur les résultats.

Vous exécuterez les tâches suivantes:

1. Appuyer la planification, la gestion administrative et financière des activités de UNFPA en mettant l'accent sur l'atteinte des résultats suivants :
   • Suivi et présentation des informations sur les recommandations des audits (NEX et inventaires des biens).
   • Suivi périodiques des budgets des différents paquets d’activités sous la responsabilité des chargés de programme assistés afin de déterminer d’éventuels dépassements budgétaires.
   • Création des réquisitions dans Quantum dans le cadre de la mise en œuvre des activités.
   • Appuyer la création au besoin des comptes "Supplier ID".
   • Organisation des missions sur le terrain et à l’extérieur du pays (réservation de vols ; demande de visa s’il y a lieu ; mémos, ordres de mission ; suivi des paiements des DSA au niveau des finances).
   • Vérification de la complétude des pièces justificatives des demandes d’avances.
   • Transmission des courriers officiels aux partenaires après traitement des avances pour les informer des activités financées.
   • Suivi des dossiers de réquisitions auprès des opérations jusqu’à leur aboutissement et réception des biens et/ou services.
   • Appuyer le paiement des factures (Checklist, certification, réquisition)
   • Appuyer dans la planification annuelle et la révision des paquets d’activités.
   • Centraliser et classer tous les documents afférents aux missions dans le drive.
   • Préparation des ateliers et autres rencontres relatives aux activités.
   • Préparation et transmission des courriers.
2. Appuyer le lien régulier avec les Agences des Nations Unies et les partenaires d’exécution en mettant l'accent sur l’innovation et l'atteinte des résultats:
   • Participation à des réunions.
   • Apport d’éléments de réponse et de donnés sur les activités.
   • Rapports Hebdomadaire des activités sur le terrain
   • Effectue des comptes rendus de réunions, rédige des rapports de séminaires/ateliers, des rapports narratifs et financiers de suivi de projet en français, des notes relatives à l’avancement des projets, des briefings notes et notes de synthèse sur des questions spécifiques, et représenter l’UNFPA à des réunions organisées par des tierces parties
3. Participer à l’élaboration des rapports
   • Participer en cas de besoin à des missions de suivi des activités sur le terrain.
   • Contribuer à la gestion des réseaux des bonnes pratiques et de partage des connaissances.
   • Tenue à jour des archives des chargés de programme et des dossiers de référence sur des sujets divers, classement régulier et systématique de tous les documents et optimisation de l’accès aux informations des classeurs et fichiers électroniques.
   • Recherche documentaire sur internet afin d’appuyer les chargés de programme.

Exécuter toute autre tâche confiée par la direction de l’UNFPA dans le cadre du fonctionnement du bureau.

Qualifications et Expérience: 

Education:  

Etre titulaire d’un diplôme d’administration, gestion des projets, Gestion ou Administration, comptabilité, finance (BAC + 2 ans minimum) : BTS, DUT ou tout autre diplôme équivalent.

Connaissance et Expérience: 

• Disposer de 3 à 5 ans d’expérience en matière d’Assistance à la gestion de projets/programmes ;
• Avoir de bonnes compétences dans les applications courantes de logiciels de bureau (Word, Excel, PowerPoint)
• Etre habileté(e) à faire des travaux gestion logistiques,
• L’expérience avec les Agences des Nations Unies est souhaitée.

Langues: 

• Maîtriser la langue Française oral et écrit ; 
• Connaissance de l’anglais comme langue de travail.

Les Compétences: 

Valeurs:

• Être un modèle d’intégrité
• Faire preuve d’engagement total envers l’UNFPA et le Système des Nations Unies 
• Être ouvert à la diversité culturelle 
• Être ouvert aux changements

Compétences de base:

• Atteindre les résultats
• Avoir le sens des responsabilités
• Acquérir et faire preuve d’une expertise professionnelle / d’un sens des affaires
• Mener une réflexion analytique et stratégique
• Travailler en équipe / s’autogérer et gérer ses relations
• Communiquer de façon percutante
   

Compétences fonctionnelles:

• Créer des connaissances et des informations, les gérer et en favoriser l’usage
• Améliorer     la     qualité     des     résultats     des programmes
• Gestion des données, de l’information et des processus de travail
• Innovation      et     promotion      des     nouvelles approches
• Echanges des connaissances, de l'information et formation continue 

Managerial Competencies (if applicable):

N/A
 

Compensation et Avantages:

Ce poste offre un package de rémunération attractif comprenant un salaire net compétitif ainsi qu'une assurance maladie et d'autres avantages, le cas échéant.

Environnement de travail d'UNFPA:

L'UNFPA offre un environnement de travail qui reflète les valeurs d'égalité des sexes, de diversité, d'intégrité et d'équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée. Nous nous engageons à assurer la parité hommes-femmes au sein de l’organisation et encourageons donc les femmes à postuler. Les personnes de la communauté LGBTQIA+, les groupes ethniques minoritaires, les populations autochtones, les personnes handicapées et d'autres groupes sous-représentés sont fortement encouragés à postuler. L'UNFPA promeut l'égalité des chances en terme de nomination, de formation, de rémunération et de sélection pour tous, quelles que soient les caractéristiques personnelles et les dimensions de la diversité. La diversité, l'équité et l'inclusion sont au cœur du personnel de l'UNFPA - cliquez ici pour en savoir plus.

Clauses de non responsabilité:

La sélection et la nomination peuvent être soumises à une vérification des antécédents et des références, à un certificat médical, à la délivrance d'un visa et à d'autres exigences administratives.

L'UNFPA ne facture aucun frais de candidature, de traitement, de formation, d'entretien, de test ou autre en relation avec le processus de recrutement et ne se préoccupe pas des informations sur les comptes bancaires des candidats.

Les candidats à des postes des catégories professionnelles internationales et supérieures, qui détiennent le statut de résident permanent dans un pays autre que leur pays de nationalité, peuvent être tenus de renoncer à ce statut lors de leur nomination.