Le Poste :
L’assistant(e) Administratif(ve) fournira un appui opérationnel quotidien à l'unité SWEDD et servira d'interface avec toutes les unités à l'intérieur et à l'extérieur du Bureau régional, soutenant fortement la coordination et la collaboration au sein du Département du programme.
Comment vous pouvez faire la différence :
L’UNFPA est l’agence directrice de l’ONU pour la réalisation d’un monde où chaque grossesse est désirée, chaque accouchement est sans danger, et le potentiel de chaque jeune est accompli. Le nouveau plan stratégique de l'UNFPA (2018-2021) met l'accent sur trois résultats transformateurs : mettre fin aux décès maternels évitables ; mettre fin aux besoins non satisfaits de planification familiale ; et mettre fin aux violences basés sur le genre et aux autres pratiques néfastes.
Dans un monde où les droits humains fondamentaux sont menacés, nous avons besoin d’un personnel de bonne éthique et de principes, qui incarnent les normes et standards internationaux, et qui les défendront avec courage et conviction.
UNFPA recherche des candidats qui transforment, inspirent et produisent des résultats durables et à fort impact ; nous avons besoin de personnel transparent, exceptionnel dans la gestion des ressources qui leur sont confiées et qui s'engagent à atteindre l'excellence dans les résultats de programme.
Objectifs du Poste :
Le Projet d'autonomisation des femmes du Sahel et du dividende démographique (SWEDD) est une collaboration régionale qui englobe le Cameroun, le Tchad, la Côte d'Ivoire, la Guinée, le Niger, le Mali, le Burkina Faso, la Mauritanie et le Bénin, et est financé par les ressources régionales de l'IDA (Association internationale de développement) de la Banque mondiale. Le projet s'inscrit dans le cadre de l'engagement et du partenariat entre les Nations unies et la Banque mondiale pour lutter contre le fossé démographique au Sahel. L'objectif général du projet est d'accélérer la transition démographique, de stimuler le dividende démographique et de réduire les inégalités entre les sexes dans les pays participants.
Les interventions du projet SWEDD sont structurées autour de 3 composantes principales : (1) Générer une demande de services de santé reproductive, maternelle, néonatale et infantile, et de nutrition (RMNCHN) en promouvant le changement social et comportemental et l'autonomisation des femmes et des adolescentes ; (2) Renforcer les capacités régionales afin d'améliorer l'offre en produits SRMNIN et en personnel qualifié ; (3) Renforcer le plaidoyer et le dialogue à haut niveau et promouvoir le développement de politiques et la mise en œuvre du projet.
La gouvernance du projet est confiée à un comité de pilotage régional, soutenu par le secrétariat technique régional (RTS) situé au bureau régional du UNFPA pour l'Afrique de l'Ouest et du Centre (WCARO). Le RTS est chargé de renforcer les capacités de gestion de projet des agences de mise en œuvre aux niveaux national et régional. Il supervise également la programmation et la mise en œuvre de tous les financements canalisés par le UNFPA pour les activités de projet directement exécutées par le UNFPA ou sous-traitées à d'autres agences et partenaires.
En tant que personnel du Secrétariat Technique Régional, l’assistant/e administratif/ve sera chargé /e d’apporter un appui administratif et opérationnel aux membres de l’équipe SWEDD
Vous serez responsable de :
- Appui aux Opérations :
- Fournir un appui logistique dans la préparation des réunions du SWEDD (rendre disponibles les documents et matériels de réunion) ;
- Demander des devis pour les services quotidiens et établir un tableau comparatif des offres ;
- Organiser les missions et voyages des membres de l’équipe et consultants (réservation de billet, réservation d’hôtel, appui pour l’obtention des visas, TAs) ;
- Gérer les fiches de présence mensuelle des staffs en collaboration avec le chargé RH de WCARO ;
- Préparer les demandes de paiement et faire le suivi du paiement ;
- Gérer les livraisons de documents, en assurer le dispatching ;
- Suivi de tableau de consommation de carburant des véhicules du projet SWEDD
- Appui Administratif :
- Enregistrer les correspondances reçues, en assurer la transmission ;
- Archiver les correspondances du Secrétariat technique régional ;
- Assurer le classement et l’archivage des documents ;
- Relecture et mise en forme des documents officiels (rapports, lettres, memos, etc.) ;
- Rédiger les comptes rendus des réunions internes et externes ;
- Assurer le secrétariat des ateliers et rencontres ;
- Effectuer le traitement et la transmission des informations et des directives du Coordonnateur, nécessaires à la bonne marche du projet ;
- Toute autre tâche assignée par le superviseur.
Qualifications et Expériences :
Formation Académique :
Etre au moins titulaire du Baccalauréat. Un diplôme d’études supérieures (BTS ou DUT) en gestion administrative, logistique, assistanat de direction ou tout autre diplôme équivalent est souhaitable.
Connaissance et Expérience :
- Avoir au moins 5 ans d’expérience en tant qu’assistant(e) administratif(ve) ;
- Avoir de bonnes capacités rédactionnelle ;
- Une expérience dans le système des Nations Unies serait un atout ;
- Maîtrise des logiciels Word, Excel, Powerpoint, Google suite, et de l’outil internet.
Langues :
Parfaite maîtrise du Français oral et écrit ; connaissance de l’anglais comme langue de travail.
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