POSTE NATIONAL: Assistant(e) Personnel(le) du Représentant, Dakar, Senegal, G-6

Contexte et justification

L’UNFPA est l’agence directrice de l’ONU pour la réalisation d’un monde où chaque grossesse est désirée, chaque accouchement est sans danger, et le potentiel de chaque jeune est accompli. Le nouveau plan stratégique de l'UNFPA (2018-2021) met l'accent sur trois résultats transformateurs : mettre fin aux décès maternels évitables ; mettre fin aux besoins non satisfaits de planification familiale ; et mettre fin aux violences basés sur le genre et aux autres pratiques néfastes.

Dans un monde où les droits humains fondamentaux sont menacés, nous avons besoin d’un personnel exemplaire en matière d’éthique et de principes, qui incarnent les normes et standards internationaux, et qui les défendront avec courage et conviction.

UNFPA Senegal recherche des candidats qui transforment, inspirent et produisent des résultats durables et à fort impact ; nous avons besoin de personnel transparent, exceptionnel dans la gestion des ressources qui leur sont confiées et qui s'engagent à atteindre l'excellence dans les résultats de programme.

C'est dans ce cadre que le bureau pays procède au recrutement d'un (e) Assistant (e) Personnel(le) du Representant. 

Fonction et Responsabilités

Résumé de la fonction : 

Sous la conduite et la supervision du Représentant qui est le superviseur direct, l’Assistante Personnelle offre des services de qualité dans la bureautique et le secrétariat, en maitrisant toutes les règles, lignes directives, processus et procédures appropriées.

Elle fournit au Bureau Pays de l’UNFPA tout en préservant la confidentialité de tous les aspects de la mission :

i) des services de qualité en matière de bureautique, de secrétariat et d’administration;

ii)  possède une connaissance approfondie des principaux logiciels utilisés  et qui sont relatifs aux programmes de traitement de texte, à la gestion des données financières, et/ou aux présentations conformément aux compétences requises ;

iii) maintien des procédures de protocole, de circulation de l'information et de la communication ;

iv) assure  un appui logistique et administratif au voyage par la maîtrise de toute la réglementation, du processus et des procédures appropriés;

v) contribue au maintien du classement et de l’archivage de l’unité du programme et  

vi) assure le suivi des délais et des engagements pris et

vii) démontre une capacité et une volonté d’apprendre et de comprendre les fonctions particulières, la langue et les concepts d’une tâche nécessaire à la fourniture d’un appui efficace.

Enoncé des principales tâches

I.  Gestion administrative et financière:

    a)  Gestion administrative

• Rédiger/finaliser les lettres, mémorandum, fax, e-mail destinés aux partenaires du Système des Nations Unies, aux projets, au Gouvernement, au Siège, aux autres Bureaux pays ;
• Assurer la saisie des rapports, documents de la Représentation ;
• Procéder à la vérification du courrier (lettres, fax, mémos) avant introduction auprès de la Représentante pour signature ;
• Procéder à la ventilation des courriers « Arrivée » (annoté par la Représentante) aux destinataires (Programme, Opérations…) ;
• Enregistrer les courriers « départ » et transmission aux destinataires
• Procéder à l’archivage des dossiers classés ;
• Appuyer la Représentation dans le suivi des contributions/pledges du Gouvernement à l’UNFPA (lettres, organisation de rencontres, préparation des dossiers, etc…)  ;
• Assurer dans le respect des délais, le suivi des dossiers en cours d’instruction  ;
• Appuyer la Représentante dans la gestion des dossiers administratifs, financiers et techniques du bureau  ;
• Assurer la préparation et le suivi des missions nationales et internationales de la Représentante  ;
• Assurer la gestion des fournitures du bureau du Secrétariat de la Représentante  ;
• Apporter un appui dans l’utilisation et la gestion de l’Idocs du bureau . 

      b)  Gestion financière

• Effectuer les réquisitions ou les bons de commande (PO) relatifs au paiement des frais de mission de la Représentante : DSA, billet d’avion, Terminal ;
• Collecter les pièces justificatives à joindre au F10 claim de la Représentante au retour des missions et en assurer le suivi auprès de l’administration et des finances  ;
• Toute autre tâche financière relative au secrétariat de la Représentante.        

II.   Gestion du Secrétariat de la Représentante

      a)  Organisation des missions de la Représentante : 

• Etablir un plan de suivi des missions de la Représentante ;
• Assurer en collaboration avec les collègues concernés du Programme et des Opérations la coordination des missions de la Représentante (réservation, security clearance, Travel Authorization…) ;
• Rédiger les notes verbales pour toute absence de la Représentante hors du Sénégal et veiller à leur transmission aux différentes Agences du Système des Nations Unies et au Ministère des Affaires Etrangères ;
• S’assurer que tous les documents de missions de la Représentante sont classés physiquement et électroniquement.

     b)  Planning des activités de la Représentante

• Recevoir les visiteurs et gérer les appels téléphoniques entrants/sortants avec tact et discrétion, et agir en tenant compte de la nature et de l’urgence des cas ;
• Assurer la planification et la coordination des rendez-vous, audiences, réunions de travail, ateliers, conférences de la Représentante ;
• Créer « on-line » un agenda de suivi des rendez-vous, audiences, réunions de la Représentante ;
• S’assurer à temps de la disponibilité de la Représentante pour les conférences, ateliers, séminaires, rendez-vous planifiés et procéder à des réaménagements si besoin est ;
• Préparer les documents de travail utiles à la Représentante pour les audiences, réunions avec les Chefs d’Agence, partenaires techniques et financiers et autres partenaires ;
• Tenir à jour le répertoire des personnalités officielles du Gouvernement, du Corps diplomatique, des organisations Internationales, des Organisations Gouvernementales et Non Gouvernementales. 

III. Suivi de la coordination des activités du bureau et du Système des Nations Unies

     a)  Suivi de la coordination des activités du SNU et des bilatéraux

• Assurer la liaison avec (i) l’assistant à la Coordination du SNU avant la tenue de toute réunion des Chefs d’agence (ii) l’assistante à la sécurité, avant toute réunion SM ;
• Préparer les dossiers de participation de la Représentante aux réunions des Chefs d’agence (ordre du jour, dossiers de travail…) ;
• Préparer les dossiers de participation de la Représentante aux réunions des groupes thématiques ;

    b)      Suivi de la coordination des activités du bureau, notamment appuyer la coordination et l’organisation de la réunion hebdomadaire de Management; Assurer le suivi de la circulation des dossiers au niveau du Deputy, de l’Assistant au Représentant, des Chargés de programme et des Opérations ; Assurer la liaison avec le Chargé de l’intérim dans la gestion des affaires courantes du bureau en cas d’absence de la Représentante ; Prendre part aux différentes journées ; Finaliser en collaboration avec les Chargés de Programme et sous le leadership de la Représentante, les discours des Journées, ateliers ou conférences ; Appuyer la Représentation pour la coordination des réunions périodiques du Comité PAD ; Assurer la gestion du rapport mensuel d’absence de la Représentante.

Experience et Qualifications requises

Formation Académique :

Etre titulaire d’un Diplôme d'Etudes Secondaires (BAC) est requis.  Un Diplôme universitaire de premier niveau (BAC+2) est souhaitable.

Experience:

• Six ans d'expérience pertinente en Bureautique/ Assistanat, Administration et domaines connexes ;
• Expérience en Assistance à la Recherche Documentaire ;
• Solides compétences interpersonnelles et organisationnelles ;
• Maîtrise des applications logicielles et bureautiques actuelles et des systèmes financiers informatiques d'entreprise ;
• Bonnes compétences en communication écrite et orale .

Langues de travail

Une bonne maîtrise du français et une bonne connaissance pratique de l’anglais écrit et parlé sont requises.

Compétences requises

Valeurs :

• Être un modèle d’intégrité
• Faire preuve d’un engagement total envers l’UNFPA et le système des Nations Unies
• Être ouvert à la diversité culturelle
• Être ouvert au changement

Compétences de base:

• Atteindre les résultats
• Avoir le sens des responsabilités
• Acquérir et faire preuve d’une expertise professionnelle et d’un sens des affaires
• Mener une réflexion analytique et stratégique 
• Travailler en équipe. S’auto-gérer et gérer ses relations
• Communiquer de façon percutante

Compétences Fonctionnelles :

• Support administratif, logistique en bureautique et assistanat de direction et de protocole
• Gestion des données, des documents, de la correspondance et des rapports
• Gestion des informations et du flux de travail
•  Planification, organisation et multitâche
• Connaissance du travail / expertise technique

Autres compétences souhaitées :

Initiative, bon sens du jugement, vif intérêt pour les travaux de développement, en particulier la mission du Fonds des Nations Unies pour la Population et adhésion aux principes et valeurs des Nations Unies. 

COMMENT POSTULER ?

Les dossiers de candidatures devront être soumis à travers le lien ci-dessous au plus tard le 11 Mars 2020 à 17H00, heure de Dakar.