POSTE NATIONAL: Assistant(e) Personnel(le) du Représentant, Dakar, Senegal, GS6

Grade: GS-6

Type de contrat: Fixed Term Appointment

Date de clôture: 11 Mars 2020 - 17:00 (Heure de Dakar)

Lieu d'affectation: Dakar, Senegal

Job ID: 28714

 

Context et justification

L’UNFPA est l’agence directrice de l’ONU pour la réalisation d’un monde où chaque grossesse est désirée, chaque accouchement est sans danger, et le potentiel de chaque jeune est accompli. Le nouveau plan stratégique de l'UNFPA (2018-2021) met l'accent sur trois résultats transformateurs : mettre fin aux décès maternels évitables ; mettre fin aux besoins non satisfaits de planification familiale ; et mettre fin aux violences basés sur le genre et aux autres pratiques néfastes.

Dans un monde où les droits humains fondamentaux sont menacés, nous avons besoin d’un personnel exemplaire en matière d’éthique et de principes, qui incarnent les normes et standards internationaux, et qui les défendront avec courage et conviction.

UNFPA Senegal recherche des candidats qui transforment, inspirent et produisent des résultats durables et à fort impact ; nous avons besoin de personnel transparent, exceptionnel dans la gestion des ressources qui leur sont confiées et qui s'engagent à atteindre l'excellence dans les résultats de programme.

C'est dans ce cadre que le bureau pays procède au recrutement d'un (e) Assistant (e) Personnel(le) du Representant. 

 

Fonction et responsabilités

Résumé de la fonction : 

Sous la conduite et la supervision du Représentant qui est le superviseur direct, l’Assistante Personnelle offre des services de qualité dans la bureautique et le secrétariat, en maitrisant toutes les règles, lignes directives, processus et procédures appropriées.

Elle fournit au Bureau Pays de l’UNFPA tout en préservant la confidentialité de tous les aspects de la mission :

i) des services de qualité en matière de bureautique, de secrétariat et d’administration;

ii)  possède une connaissance approfondie des principaux logiciels utilisés  et qui sont relatifs aux programmes de traitement de texte, à la gestion des données financières, et/ou aux présentations conformément aux compétences requises ;

iii) maintien des procédures de protocole, de circulation de l'information et de la communication ;

iv) assure  un appui logistique et administratif au voyage par la maîtrise de toute la réglementation, du processus et des procédures appropriés;

v) contribue au maintien du classement et de l’archivage de l’unité du programme et  

vi) assure le suivi des délais et des engagements pris et

vii) démontre une capacité et une volonté d’apprendre et de comprendre les fonctions particulières, la langue et les concepts d’une tâche nécessaire à la fourniture d’un appui efficace.

 

Justification du Poste :

Le titulaire du poste, assure un soutien administratif, logistique, d’assistanat et de protocole au Représentant de l’UNFPA. Elle maintient également les fonctions organisationnelles du secrétariat en collaboration avec les différentes unités mises en place, les partenaires d’exécution et les bailleurs de fonds, le Système des Nations Unies et assure un classement et un archivage efficaces.

Enoncé des principales tâches

I.  Gestion administrative et financière:

    a)  Gestion administrative

Rédiger/finaliser les lettres, mémorandum, fax, e-mail destinés aux partenaires du Système des Nations Unies, aux projets, au Gouvernement, au Siège, aux autres Bureaux pays ;

Assurer la saisie des rapports, documents de la Représentation ;

Procéder à la vérification du courrier (lettres, fax, mémos) avant introduction auprès de la Représentante pour signature ;

Procéder à la ventilation des courriers « Arrivée » (annoté par la Représentante) aux destinataires (Programme, Opérations…) ;

Enregistrer les courriers « départ » et transmission aux destinataires

Procéder à l’archivage des dossiers classés ;

Appuyer la Représentation dans le suivi des contributions/pledges du Gouvernement à l’UNFPA (lettres, organisation de rencontres, préparation des dossiers, etc…)  ;

Assurer dans le respect des délais, le suivi des dossiers en cours d’instruction  ;

Appuyer la Représentante dans la gestion des dossiers administratifs, financiers et techniques du bureau  ;

Assurer la préparation et le suivi des missions nationales et internationales de la Représentante  ;

Assurer la gestion des fournitures du bureau du Secrétariat de la Représentante  ;

Apporter un appui dans l’utilisation et la gestion de l’Idocs du bureau  ;

Toute autre tâche administrative relative au secrétariat de la Représentante

      b)  Gestion financière

Effectuer les réquisitions ou les bons de commande (PO) relatifs au paiement des frais de mission de la Représentante : DSA, billet d’avion, Terminal ;

Collecter les pièces justificatives à joindre au F10 claim de la Représentante au retour des missions et en assurer le suivi auprès de l’administration et des finances  ;

Toute autre tâche financière relative au secrétariat de la Représentante.

       

II.   Gestion du Secrétariat de la Représentante

      a)  Organisation des missions de la Représentante : 

Etablir un plan de suivi des missions de la Représentante ;

Assurer en collaboration avec les collègues concernés du Programme et des Opérations la coordination des missions de la Représentante (réservation, security clearance, Travel Authorization…) ;

Rédiger les notes verbales pour toute absence de la Représentante hors du Sénégal et veiller à leur transmission aux différentes Agences du Système des Nations Unies et au Ministère des Affaires Etrangères ;

S’assurer que tous les documents de missions de la Représentante sont classés physiquement et électroniquement.

     b)  Planning des activités de la Représentante

Recevoir les visiteurs et gérer les appels téléphoniques entrants/sortants avec tact et discrétion, et agir en tenant compte de la nature et de l’urgence des cas ;

Assurer la planification et la coordination des rendez-vous, audiences, réunions de travail, ateliers, conférences de la Représentante ;

Créer « on-line » un agenda de suivi des rendez-vous, audiences, réunions de la Représentante ;

S’assurer à temps de la disponibilité de la Représentante pour les conférences, ateliers, séminaires, rendez-vous planifiés et procéder à des réaménagements si besoin est ;

Préparer les documents de travail utiles à la Représentante pour les audiences, réunions avec les Chefs d’Agence, partenaires techniques et financiers et autres partenaires ;

Tenir à jour le répertoire des personnalités officielles du Gouvernement, du Corps diplomatique, des organisations Internationales, des Organisations Gouvernementales et Non Gouvernementales.

 

III. Suivi de la coordination des activités du bureau et du Système des Nations Unies

     a)  Suivi de la coordination des activités du SNU et des bilatéraux

Assurer la liaison avec (i) l’assistant à la Coordination du SNU avant la tenue de toute réunion des Chefs d’agence (ii) l’assistante à la sécurité, avant toute réunion SM ;

Préparer les dossiers de participation de la Représentante aux réunions des Chefs d’agence (ordre du jour, dossiers de travail…) ;

Préparer les dossiers de participation de la Représentante aux réunions des groupes thématiques ;

    b)      Suivi de la coordination des activités du bureau

Appuyer la coordination et l’organisation de la réunion hebdomadaire de Management :

(i) établissement de l’ordre du jour sous la direction de la Représentante ;

(ii) préparation des dossiers devant être discutés au cours des réunions ;

(iii) rédaction du compte rendu à partager au maximum 48 heures après la tenue de la réunion.

Appuyer la coordination et l’organisation de la réunion mensuelle du personnel de bureau :

(i) établissement de l’ordre du jour sous la direction de la Représentante en collaboration avec le vice-président de séance ;

(ii) préparation des dossiers devant être discutés au cours des réunions ;

(iii) rédaction des Procès-verbaux de réunions ;

(iv) classement selon le système mis en place par le Bureau

Assurer le suivi de la circulation des dossiers au niveau du Deputy, de l’Assistant au Représentant, des Chargés de programme et des Opérations ;

Assurer la liaison avec le Chargé de l’intérim dans la gestion des affaires courantes du bureau en cas d’absence de la Représentante ;

Prendre part aux différentes journées ;

Finaliser en collaboration avec les Chargés de Programme et sous le leadership de la Représentante, les discours des Journées, ateliers ou conférences ;

Appuyer la Représentation pour la coordination des réunions périodiques du Comité PAD ;

Travailler avec collaboration avec les Assistant (e) s au Programme ;

Assurer la gestion du rapport mensuel d’absence de la Représentante ;

S'acquitter de toute autre tâche requise et en conformité avec ses compétences.

 

Relations de Travail :

En interne, l’assistante Personnelle travaille en étroite collaboration avec toutes les unités du Programme dans leur ensemble et l’Unité des Opérations dans la mise en œuvre des activités du huitième Programme de l’UNFPA.

Les partenaires externes suivants : les Agences du Système des Nations Unies, notamment l'UNICEF, l'OMS, le PNUD et le PAM, les bailleurs de fonds, les bilatéraux, les Ministères Sectoriels, les partenaires d’exécution, les autorités nationales et locales, les instituts de formation comprennent l’apport du Programme de Coopération de l’UNFPA avec le Gouvernement du Sénégal.

 

Qualifications requises

Formation Académique et Expérience:

Education

Etre titulaire d’un Diplôme d'Etudes Secondaires (BAC) est requis.  Un Diplôme universitaire de premier niveau (BAC+2) est souhaitable.

Knowledge and Experience:

Six ans d'expérience pertinente en Bureautique/ Assistanat, Administration et domaines connexes ;

Expérience en Assistance à la Recherche Documentaire ;

Solides compétences interpersonnelles et organisationnelles ;

Maîtrise des applications logicielles et bureautiques actuelles et des systèmes financiers informatiques d'entreprise ;

Bonnes compétences en communication écrite et orale .

Langues de travail

Une bonne maîtrise du français écrit et parlé est requise.

Une bonne connaissance pratique de l’anglais écrit et parlé est exigée.

 

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Required Competencies

Valeurs :

Être un modèle d’intégrité

Faire preuve d’un engagement total envers l’UNFPA et le système des Nations Unies

Être ouvert à la diversité culturelle

Être ouvert au changement

Compétences de base:

Atteindre les résultats

Avoir le sens des responsabilités

Acquérir et faire preuve d’une expertise professionnelle et d’un sens des affaires

Mener une réflexion analytique et stratégique 

Travailler en équipe. S’auto-gérer et gérer ses relations

Communiquer de façon percutante

Compétences Fonctionnelles :

Support administratif, logistique en bureautique et assistanat de direction et de protocole

Gestion des données, des documents, de la correspondance et des rapports

Gestion des informations et du flux de travail

 Planification, organisation et multitâche

Connaissance du travail / expertise technique

Autres compétences souhaitées :

Initiative, bon sens du jugement, vif intérêt pour les travaux de développement, en particulier la mission du Fonds des Nations Unies pour la Population et adhésion aux principes et valeurs des Nations Unies

 

Environnement de travail de l'UNFPA

L'UNFPA offre un environnement de travail qui reflète les valeurs d'égalité des sexes, du travail d'équipe, de l'adoption de la diversité sous toutes ses formes, de l'intégrité et d'un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée. Nous sommes engagés à maintenir une répartition équilibrée entre les sexes et encourageons donc les femmes à postuler. L'UNFPA promeut l'égalité des chances pour tous, y compris les personnes handicapées.

Dossier de candidature

Les dossiers de candidatures devront être soumis à travers le lien ci-dessous au plus tard le 11 Mars 2020 à 17H00, heure de Dakar.

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