Le Poste :
Sous la direction et la supervision directe du Représentant, l’Assistant(e) Personnel(le) du Représentant fournit un soutien administratif et de secrétariat, en maintenant la confidentialité totale dans tous les aspects de l’affectation, le maintien des procédures protocolaires, la circulation de l’information et le suivi des délais et des engagements pris.
Comment vous pouvez faire la différence :
L’UNFPA est l’agence directrice de l’ONU pour la réalisation d’un monde où chaque grossesse est désirée, chaque accouchement est sans danger, et le potentiel de chaque jeune est accompli. Le nouveau plan stratégique de l'UNFPA (2018-2021) met l'accent sur trois résultats transformateurs : mettre fin aux décès maternels évitables ; mettre fin aux besoins non satisfaits de planification familiale ; et mettre fin aux violences basés sur le genre et aux autres pratiques néfastes.
Dans un monde où les droits humains fondamentaux sont menacés, UNFPA a besoin d’un personnel de bonne éthique et de principes, qui incarnent les normes et standards internationaux, et qui les défendront avec courage et conviction.
UNFPA recherche des candidat(e)s qui transforment, inspirent et produisent des résultats durables et à fort impact ; UNFPA a besoin d’un personnel transparent, exceptionnel dans la gestion des ressources qui leur sont confiées et qui s'engagent à atteindre l'excellence dans les résultats de programme.
Vous serez responsable de :
- Assurer des flux de communication optimaux entre le bureau du Représentant et le personnel des autres Unités du Bureau, ainsi que des partenaires extérieurs grâce à l’utilisation efficace des communications écrites, verbales et électroniques;
- Assurer l’enregistrement et la distribution des documents, du bureau du Représentant au personnel des Unités du Bureau pour leurs actions, et en assurer le suivi ;
- Examiner et s’assurer de la conformité aux lignes directrices et aux procédures du Fonds de toute correspondance sortante soumise à la signature du Représentant ;
- Rédiger de la correspondance non substantielle, prendre des notes et assurer la saisie de correspondances, de documents et rapports confidentiels en s’assurant que l’orthographe, la ponctuation et le format sont corrects ;
- En consultation avec l’Adjoint au Représentant, répondre aux demandes de renseignements, qui peuvent être de nature confidentielle, en temps opportun, discrètement et avec précision ; assurer que les dossiers de recherche recueillent l’information demandée et organiser le matériel pour répondre aux besoins du Bureau du Représentant : cela inclut la préparation de résumés d’information et/ou de mémoires et de documents d’information requis pour les missions officielles et réunions spéciales;
- Assembler des points d’information et préparer des power-points et d’autres présentations, y compris des visuels générés par ordinateur, comme des graphiques pour le bureau du Représentant ; entreprendre des arrangements administratifs, financiers et logistiques en consultation avec l’Unité des Opérations, pour les réunions et les ateliers dirigés par le Représentant ou auxquels il prend part;
- Mettre en place et assurer le maintien d’un système de classement et de suivi de suivi de la documentation du bureau du Représentant ; tenir à jour les listes de diffusion électronique;
- Participer à l’information et au briefing des nouveaux Staff d’appui sur les procédures du Bureau ;
- Assurer la gestion des questions de protocole, gérer le calendrier et l’horaire des rendez-vous et des réunions du Représentant ; recevoir les visiteurs/officiels de haut rang ; prendre des procès-verbaux et/ou des notes, au besoin, et répondre et filtrer les appels avec tact et discrétion;
- En consultation/collaboration avec l’Unité des Opérations, prendre les dispositions nécessaires pour les voyages officiels du Représentant et de l’Adjoint ; gérer des dossiers administratifs sur les déplacements/missions du Représentant, les rapports de mission ; assurer la mise à jour du plan de voyages/mission du Représentant, y compris la tenue à jour de ses congés ;
- Peut être appelé(e) à préparer des traductions informelles et à servir d’interprète au besoin ;
- Effectuer au besoin toute autre tâche entrant dans le cadre de son profil et ses compétences à la demande du superviseur.
Qualifications Requises :
Etre au moins titulaire du Baccalauréat. Une licence ou un diplôme de deuxième cycle supérieur en Administration/Management/Gestion ou en tout autre domaine pertinent des Sciences Sociales est souhaitable.
Connaissance et Expérience:
- Justifier d’au moins 6 années d’expérience professionnelle dans le domaine couvert par le poste ;
- Une expérience antérieure de travail au sein du système des Nations Unies constitue un atout ;
- Une connaissance des questions de protocole constitue également un atout ;
- De solides et bons rapports interpersonnels ;
- Une bonne maîtrise de l’utilisation de l’outil informatique, en particulier celle des logiciels courants de travail : Word, Excel, Power-point, etc;
- Une bonne connaissance de Atlas/PeopleSoft;
- De solides capacités de communication écrites et parlées en Français et en anglais.
Langues :
Excellent niveau de maîtrise du Français et de l’anglais.
Comment Postuler :
Cliquez sur le bouton «Apply Now» ci-dessous pour afficher la description complète du poste et postuler, le cas échéant.
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