Un /Une Assistant ( e ) au Programme, SB3, Port-au-Prince, Haiti

Contexte d'organisation

Le septième Programme de coopération entre le Gouvernement de Haïti et le Fonds des Nations Unies pour la Population-UNFPA, couvre la période 2023-2027. Le but dudit Programme est de contribuer aux efforts du Gouvernement visant à réduire la pauvreté en vue d’améliorer de façon durable les conditions de vie des populations.

La vision du programme est que d’ici 2027, les femmes, les adolescentes et les jeunes, particulièrement ceux qui vivent dans la pauvreté, ceux dont le niveau d’éducation est faible, ceux vivant dans des zones rurales et éloignées, ainsi que d’autres groupes défavorisés (les personnes déplacées, les populations clés et les personnes handicapées) disposeront d’un meilleur accès à des services de planification familiale de qualité, aux soins de santé de base et essentiels, aux soins obstétricaux et néonatals d’urgence, à une prise en charge intégrée et multisectorielle de la VBG, dans une approche fondée sur l’autonomie corporelle et le respect.

Dans ce cadre, l’UNFPA recrute Un /Une Assistant(e) au Programme proactif/ve, positif(ve) et motivé (e), désireux/se de joindre l’équipe de l’UNFPA en vue d’appuyer la mise en œuvre des activités programmatiques.

Enoncé des fonctions sur la base des résultats
Sous les orientations générales du Représentant de UNFPA, du Représentant Adjoint, du Directeur des Operations, et la supervision directe du Pool Manager et en étroite collaboration avec les chargés de programme et l’équipe des opérations, l’assistant/e de programme appuiera les différents programmes de l’UNFPA notamment en vue de contribuer à renforcer la fluidité de la mise en œuvre des projets et à assurer une documentation systématique et organisée des actions menées. Il/elle contribuera à la facilitation de l’exécution programmatique en utilisant et en développant les mécanismes et les systèmes appropriés, et en s’assurant de la conformité aux procédures établies.

Principales tâches et responsabilités

L’Assistant (e) au Programme, apporte son soutien à la conception, à la planification, à la gestion et à la mise en œuvre des actions du Programme de l’UNFPA en mettant à disposition et en gérant les données, le support logistique et le contrôle de l’exécution des projets conformément aux recommandations, suivant une approche basée sur les résultats.  Il/elle contribue à l'accomplissement des résultats du Programme par l’analyse et le suivi effectif de l’exécution des programmes/projets ; il/elle sera en particulier en charge d’assurer les activités suivantes :

I.GESTION DES ACTIVITES
Appuyer les Chargé(e)s de Programme dans l’élaboration des calendriers périodiques de travail et de missions par unité programmatique 
Appuyer la réalisation des activités organisées par le Programme (l’élaboration les TDR et autres documents techniques des activités (missions, ateliers, réunions périodiques et ad hoc) et leurs budgets).
Préparer les mémos pour l'approbation des activités (y compris les demandes d’achat de biens et de services, disponibilité du budget) et les autorisations de la mission et s’assurer de leur suivi.
Soumettre les mémos et réquisitions approuvées aux unités concernées (Achats, HR, Finance, Log./Veh., Sécurité) pour action et assurer le suivi jusqu'à la réception des biens et services
Participer à la préparation des ateliers et en assurer la complétude et la conformité de la documentation avec les procédures de l’UNFPA 
Participer aux ateliers et aux missions de suivi des activités (préparation, animation, monitoring)
Etre capable d’assurer l’intérim des CP en cas d’absence et si besoin 
Appuyer la mise en œuvre des activités de communication qui ont un lien direct avec les différentes composantes programmatiques

II.GESTION DES PARTENAIRES
Contribuer aux processus de sélection des partenaires
Assister le Programme et les IP dans la préparation et la signature des plans de travail
Faire la mise à jour des IP dans UNPP
Participer au renforcement des capacités des partenaires
Assurer le suivi de la mise en œuvre fluide et efficace des activités par les IP conformément aux PTA
Appuyer les IPs sur la soumission des requêtes dans GPS (FACE&WPR)
Assurer le suivi des rapports de progrès dans GPS (créer un système d’alerte sur le suivi des délais de soumission) 
Faire la revue initiale des WPR et FACEs avec les IPs 
Faire le suivi des achats des intrants pour les IPs en paiement direct.
Soumettre des demandes de transfert aux IPs aux Opérations, si applicable,
Faire le suivi des paiements aux IPs 
Participer aux visites programmatiques, aux spot checks, faciliter les audits et micro évaluations des IPs et appuyer les audits du bureau
Appuyer le suivi de la mise en œuvre des recommandations des audits, micro évaluations et spots checks
Participer à l’évaluation des performances des IP

III.APPUI ADMINISTRATIF AUX UNITES DU PROGRAMME
Participer aux réunions/ateliers en interne et externe
Rédiger les rapports de réunions et ateliers 
Créer les réquisitions dans Quantum et s’assurer qu’elles sont approuvées, exécutée et clôturée dans les délais
Préparer et faire signer les attestations des services et les bons de livraison après vérification des biens reçus par les Chargés de Programme 
Soumettre les demandes de paiement des biens, services, frais de missions et d’activité, etc.
Appuyer le M&E au classement des rapports de mission et le suivi des recommandations des missions par staff
Contribuer à l’élaboration du BOS 2.0
Effectuez d'autres fonctions connexes si nécessaire.

IV.PLANIFICATION ET MISE EN ŒUVRE DES PTA
Participer aux exercices de planification (PTA, priorisations des projets (feuilles de routes des programme), CPD)
Participer à la budgétisation des plans de travail
Effectuer les révisions budgétaires en collaboration avec les charges des programme 
Appuyer les NPO à la rédaction des rapports d’activité, à l'identification et la communication des bonnes pratiques
Assurer la liaison avec les PEs pour le transfert des assets (véhicules, matériels informatiques, etc) dans le délai imparti et assurer le suivi des documents à signer.

V.MOB. DES RESSOURCES

Il/elle appuie les stratégies de mobilisation des ressources en soutenant la recherche des informations sur les donateurs et en développant des bases de données sur les profils de projet à la présentation aux donateurs. Il/elle participe à l’élaboration des propositions de projet et leur budgétisation, contribue à la préparer des rapports aux bailleurs.

Il/elle aide à la création et à la diffusion de l’information en synthétisant et en documentant les découvertes et les leçons apprises, les « success story » et les meilleures pratiques, les stratégies et les approches du bureau-pays, en ébauchant le matériel approprié pour la diffusion. Il/elle contribue à préparer des notes conceptuelles relatives à l’initiation de nouveaux projets.

Il/elle appuie la préparation et la communication des informations adéquates pour un plaidoyer basé sur l’évidence, et appuie dans le maintien d’un réseau opérationnel de contacts avec les médias et la société civile pour renforcer les efforts de plaidoyer lies au mandat de l’UNFPA :
Appuie le plaidoyer et la stratégie de mobilisation des ressources du bureau-pays en compilant et en synthétisant les matériels appropriés à être utilisés lors des discussions et des événements publics.
Etablit et aide à maintenir des contacts avec un réseau de bailleurs et des organes d’information publics, puis donne de l’assistance dans l’organisation et la conduite des rencontres avec les bailleurs et des évènements d’information publique.

Education et expériences

Éducation : Etre titulaire d’un diplôme universitaire de premier cycle dans l’un des domaines suivants : santé, Genre, population et développement/démographie, économie, sciences sociales ou autres domaines pertinents.  
Expérience professionnelle : 6 ans d'expérience professionnelle de préférence dans la gestion des programmes/projets dans le secteur public ou privé. Avoir travaillé avec une agence des NU est un atout.
Compétences informatiques : Maîtrise des applications logicielles MS Office (MS Word, Excel et Outlook). La connaissance des programmes de gestion financière et Web serait un atout.

Langues : Bonne connaissance du français, de l’anglais et du créole.  La connaissance de l’espagnol est un atout.

Compétences corporatives
Valeurs
Intégrité/Engagement au mandat
Il/elle agit conformément aux valeurs des NU/UNFPA et est responsable des actions qu’il/elle initie. Il fait preuve d’un engagement personnel vis-à-vis du mandat de l'UNFPA et de sa vision organisationnelle.
Echange de connaissances/Formation continue
Il/elle est tenu responsable de sa propre formation et du développement de sa carrière et recherche activement les opportunités de se former à travers des canaux formels et informels. Il apprend des autres à l’extérieur et à l’intérieur de l’organisation en adoptant les meilleures pratiques créées par les autres. Il produit activement et dissémine activement de nouvelles connaissances.
Valorisation de la diversité
Il/elle fait montre de perspectives internationales, apprécie les différences en valeurs et apprend à partir de la diversité culturelle. Il/elle prend des actions appropriées au contexte religieux et culturel et montre du respect, du tact et de la considération pour les différences de cultures. Il observe et s’informe pour comprendre les points de vue des autres et remet continuellement en question ses propres préjugés et attitudes.
Gestion des relations
Travail en équipe
Il/elle travaille en collaboration avec ses collègues à l’intérieur et à l’extérieur de l'UNFPA pour permettre l'accomplissement des buts communs et des objectifs partagés. Il/elle recherche activement la résolution des désaccords et soutient les décisions de l'équipe.
De la communication et des idées
Il/elle fournit l'information orale et écrite d'une façon opportune, efficace et facilement compréhensible. Il/elle participe activement aux réunions et aux discussions de groupe, en écoutant et en partageant l'information. Exprime franchement ses idées dans l'intention de résoudre les problèmes, considère les interventions des autres et est ouvert à la critique.

Gestion de conflit et autonomie
Il/elle contrôle ses réactions personnelles en se tenant calme, pondéré et patient même quand la situation est tendue pour éviter de s’engager dans un conflit improductif. Il/elle exprime son désaccord de manière constructive en se préoccupant du problème et non de la personne. Il tolère les situations d'incertitude ou d'ambiguïté et continue de travailler productive.
Travail avec les autres
Du pouvoir/Du développement des personnes/Gestion des performances
Il/elle s’intègre dans les équipes de travail en recherchant les opportunités pour une action originale et en contribuant activement à l’atteinte des résultats avec les autres membres de l’équipe. Reconnaît ses forces et ses faiblesses, accepte la critique constructive et les feed-back et donne des feed-back honnêtes et acceptables aux collègues et aux superviseurs. Recherche des nouveaux défis et de nouvelles activités et exhibe son désir d’apprendre, accepte des responsabilités pour ses propres performances en participant à la planification individuelle et à une organisation objective de son travail par la recherche d’information et par une action visant à une amélioration continue de ses performances.
Leadership personnel et efficacité
Pensée stratégique et analytique
Il/elle se sert des outils et logiques analytiques appropriés pour rassembler, définir et analyser l’information, les situations et les problèmes et dégager les conclusions logiques des données. Il/elle fait preuve d’aptitudes à dégager les priorités claires et appropriées axées sur des tâches et activités qui ont un impact stratégique sur les résultats. Prévoit et donne satisfaction aux besoins d’information de l’équipe et des autres dépositaires.
Orientation des résultats/Engagement pour l’excellence
Il/elle fait des efforts pour accéder personnellement à des standards d’excellence élevé. Pose des actes qui vont au-delà de la simple réponse à des besoins évidents de la situation considérée et persiste jusqu'au succès final.
Prise de décision appropriée et transparente
Il/elle prend des décisions opportunes et appropriées en tenant compte des enjeux variés et complexes et se tient responsable de l’impact de ces décisions.
 

Disclaimer: 

UNFPA does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Fraudulent notices, letters or offers may be submitted to the UNFPA fraud hotline http://www.unfpa.org/help/hotline.cfm

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