Optimisation du siège de l’UNFPA

Une vision audacieuse pour atteindre les trois résultats transformateurs

L'initiative d'optimisation du siège de l’UNFPA est motivée par une vision stratégique visant à revigorer, réimaginer et transformer l’UNFPA pour s'assurer que l’agence est prête pour l'avenir et stratégiquement positionnée pour s'acquitter de son mandat, conformément au Programme d'action de la CIPD, au Programme de développement durable à l'horizon 2030 et à la vision du Secrétaire général pour une ONU 2.0.

Introduction

L'initiative d'optimisation du siège fait référence aux changements organisationnels actuellement mis en œuvre à l’UNFPA pour maximiser l'efficacité et l'efficience du siège de l'organisation. Cette page vise à clarifier le champ d’application, la justification ainsi que l’impact de l'initiative d'optimisation du siège.

L’UNFPA, prêt pour l’avenir

Comme le souligne le Plan stratégique 2022-2025 de l’UNFPA approuvé par le Conseil d'administration, transformer le monde exige également de revigorer et de transformer l’UNFPA, conformément à la réforme des Nations Unies. Le paysage dans lequel l’UNFPA opère évolue rapidement, avec le changement climatique, les évolutions démographiques, les inégalités croissantes et les avancées technologiques qui remodèlent le monde. L’UNFPA a le choix : se laisser entraîner par le changement qui se produit tout autour de nous ou devenir le moteur de notre avenir.

« Pour que l’UNFPA soit prêt pour l'avenir, il est extrêmement avantageux d'être plus proche des
communautés que nous servons, et de fournir des services de manière plus intégrée. »
Dr. Natalia Kanem, Directrice exécutive, UNFPA

L’UNFPA poursuit donc son parcours de transformation organisationnelle essentielle, qui est déjà passé par des changements organisationnels importants, tels que le réalignement de la division des ressources humaines, l'évolution de la branche du service des achats en une unité de gestion de la chaîne d'approvisionnement et la création d'une division de la réponse humanitaire à Genève.

Comment changeons-nous ?

Dans ce contexte et dans le cadre de l'initiative d'optimisation du siège, les deux changements organisationnels suivants doivent avoir lieu au siège de l’UNFPA :

intégrer l'actuelle Division des politiques et de la stratégie et l'actuelle Division technique dans une Division des programmes largement basée à Nairobi,
transférer le Bureau de l’évaluation à Nairobi.

L’UNFPA s’attend à tirer des avantages significatifs de l'intégration de ses fonctions technique et programmatique ainsi que de leur transfert, avec la fonction d’évaluation, à Nairobi, un important centre dans les pays du Sud.

La décision de procéder à ces changements est fondée sur des examens organisationnels approfondis qui ont eu lieu au cours des dernières années et qui ont été éclairés par des consultations approfondies avec le personnel des unités concernées. Dans le cadre de l'un de ces examens, il a été spécifiquement demandé au personnel de quantifier le temps passé à travailler avec les parties prenantes de New York par rapport à celles qui ne sont pas basées à New York. Ces

données ont contribué à la décision de transférer les fonctions technique, programmatique et d’évaluation.
Ces changements s'inscrivent dans la lignée des réorganisations entreprises par d'autres agences des Nations Unies pour s'adapter à l'évolution de l'environnement de travail ainsi que pour revoir l'empreinte de leur siège et évaluer où les fonctions du siège peuvent être localisées afin d’être plus efficaces.

Quels sont les avantages liés à l'adoption d'un nouveau mode d’organisation ?

L'intégration des fonctions technique et programmatique de l’UNFPA ainsi que de la nouvelle structure organisationnelle présente les avantages suivants :

un soutien accru aux bureaux nationaux et régionaux grâce à une meilleure inclusion des contributions thématiques à tous les stades du cycle du programme ;
une amélioration de la production et de la diffusion d'orientations de programmation et de connaissances techniques coordonnées ;
des services plus intégrés de planification familiale, de santé maternelle et de lutte contre la violence basée sur le genre jusqu'au dernier kilomètre pour les communautés qui ont le plus besoin de notre expertise ;
une planification stratégique, une programmation et une assistance technique conjointes ;
un positionnement plus efficace des priorités de la CIPD ;
et un alignement sur les dispositions adoptées par d'autres agences des Nations Unies.

Pourquoi Nairobi ?

Les avantages du transfert à Nairobi sont :

une présence renforcée là où les besoins sont les plus importants, car neuf des dix pays ayant les taux de mortalité maternelle les plus élevés se trouvent en Afrique et trois des six régions dans lesquelles l’UNFPA travaille se trouvent sur le continent africain, où plus de 50 % des ressources totales de l’UNFPA sont dépensées ;
un soutien accru aux bureaux nationaux et régionaux grâce à la centralité du fuseau horaire et à une plus grande proximité géographique avec plus de régions ;
un meilleur partage des connaissances, des partenariats, de la coopération Sud-Sud et du renforcement des capacités dans les pays du Sud ;
des économies sur les coûts liés au personnel, à la location de bureaux et aux voyages ;
plus de bien-être pour le personnel grâce à la réduction des voyages ;
une réduction de l'empreinte carbone ;
et une participation à l'initiative « Unité d’action des Nations Unies », ainsi qu’un signe fort d'engagement dans celle-ci.

="" Nairobi a été choisie à l'issue d'une analyse comparative approfondie des lieux d'affectation du Nord et du Sud, sur la base de critères tels que la sûreté et la sécurité du personnel, l'expérience du personnel, la présence des Nations Unies, l'accessibilité géographique, la disponibilité des talents et les infrastructures.

Au-delà du fait de remplir pleinement ces critères, Nairobi est apparue comme la meilleure option, compte tenu des nombreuses possibilités qu'elle offre en tant que plaque tournante dynamique des les pays du Sud.

Comment l’UNFPA continuera-t-il à jouer son rôle normatif ?

L'UNFPA prend son rôle normatif très au sérieux, conformément à l'engagement qu'il a pris depuis des décennies de faire progresser les droits et les choix ainsi qu’au Programme d'action de la CIPD.

En ce qui concerne l'engagement dans les processus intergouvernementaux et interagences à New York, les changements ont été conçus pour assurer une présence forte et continue de l'UNFPA à New York.
En outre, l'engagement et le positionnement de l’UNFPA dans les processus intergouvernementaux et interinstitutionnels à New York seront assurés, entre autres, par :

la direction ;
un Service de la liaison avec les programmes solide, faisant partie, sur le plan fonctionnel, de la nouvelle division des programmes, englobant l'expertise en matière de programmes et de thèmes et dirigée à un niveau supérieur ;
et le Service de la liaison avec le conseil d'administration, qui soutient l'engagement auprès du Conseil d'administration.

La force du rôle normatif de l'UNFPA ne dépend pas uniquement de l'endroit où les fonctions du siège sont basées. En fait, les bureaux nationaux et régionaux de l’UNFPA jouent un rôle clé à cet égard, et nous nous attendons à ce que le soutien renforcé qu'ils recevront grâce à l'intégration des fonctions programmatique et technique et à la plus grande proximité de la nouvelle division des programmes renforce effectivement le rôle normatif joué par les bureaux nationaux et régionaux de l’UNFPA.

Quand ce changement se produira-t-il ?

La mise en œuvre de l'initiative d'optimisation du siège a commencé en septembre 2023. Il est prévu que le processus soit achevé dans environ deux ans. À partir d'août 2024, la Division des programmes fonctionnera à New York, ce qui laisse le temps nécessaire pour perfectionner la structure et les processus, le cas échéant, et pour permettre au personnel de s'intégrer dans une nouvelle entité organisationnelle, avant le transfert progressif à Nairobi, qui commencera en mars 2025.

Cet échéancier, qui a fait progresser la conception de l'organisation et les actions en matière de ressources humaines, est spécialement conçu pour donner suffisamment de temps au personnel ainsi qu’à l'organisation pour planifier l'avenir et assurer une transition aussi harmonieuse que possible. Il s'agit là d'une bonne pratique basée sur l'expérience d'autres agences des Nations Unies qui ont connu des restructurations organisationnelles similaires. Cet échéancier aidera également l’UNFPA à gérer la dotation en personnel de la nouvelle Division des programmes.

En outre, il coïncidera avec l'expiration du bail des bureaux actuels de New York et permettra à l'organisation d'optimiser l'utilisation de l'espace de bureaux à New York, en adoptant des pratiques de travail modernes et flexibles qui reflètent l'engagement de l'UNFPA en faveur de l'adaptabilité et de l'efficacité dans un monde du travail post-COVID.
Quelles sont les conséquences pour le personnel ?

À la suite de ces changements organisationnels, environ 120 postes, principalement de New York, seront transférés à Nairobi. Le pourcentage de postes transférés à Nairobi représente environ 25 % des postes actuellement basés à New York.

La direction de l'UNFPA est particulièrement attentive à la situation du personnel des services généraux touché par les changements et dont les postes ne peuvent pas être transférés vers un autre lieu d'affectation. Afin de minimiser les perturbations pour ce groupe, la direction de l'UNFPA veille à ce que les postes appropriés qui se libèrent ne soient diffusés qu'en interne et que le personnel concerné bénéficie d'une considération préférentielle. Une Campagne de départ anticipé volontaire devrait également permettre à un plus grand nombre de membres du personnel d'occuper un poste à New York. Un dialogue proactif avec d'autres agences des Nations Unies est en cours pour faciliter l'absorption du personnel des services généraux de l’UNFPA.

Quelles sont les conséquences financières ?

Le transfert, bien qu’il ne soit pas principalement motivé par des questions d’économies de coûts, devrait générer des avantages financiers significatifs pour l’UNFPA.

À partir de 2026, l'UNFPA s'attend à des économies continues sur les coûts opérationnels liés au personnel, à la location et aux voyages d'environ 3 millions de dollars (USD) par an.

Alors que les coûts ponctuels, d'un peu moins de 10 millions de dollars (USD) et couverts par les ressources existantes, seront pris en compte dans l'examen à mi-parcours du budget intégré, les économies seront visibles dès le prochain cycle du plan stratégique/budget intégré. Sur la base de ces estimations, le délai de récupération de l'investissement initial devrait être d'un peu plus de trois ans. Ceci est valable dans tous les environnements et à tout moment.

Comment le projet est-il géré

Conformément aux bonnes pratiques en matière de gestion de projet, un dispositif interne de gestion et de gouvernance de projet a été mis en place pour garantir la clarté des rôles et des responsabilités, la représentation du personnel, des niveaux élevés de communication et de transparence ainsi que des résultats optimaux. Ce dispositif comprend un groupe de référence du projet, coprésidé par les directeurs exécutifs adjoints, et cinq Équipes spéciales. Les équipes spéciales comprennent, outre des représentants des unités concernées, des membres du personnel des Bureaux régionaux, de la Division des ressources humaines, de la Division des services de gestion et du Service des médias et des communications. Le Conseil du personnel est représenté dans trois des cinq Équipes spéciales.

L’Équipe spéciale chargée de la conception organisationnelle a conçu la structure de la nouvelle Division des programmes, de manière consultative et participative, notamment dans le cadre d'une retraite de trois jours.

L'UNFPA a cartographié les principaux risques associés au processus d'optimisation du siège et à ses résultats, et a identifié des mesures d'atténuation ainsi que des responsabilités claires pour y répondre. Le registre des risques sera régulièrement mis à jour et revu par le ou la Responsable en chef de la gestion des risques et contrôlé par le Groupe de référence du projet.

L'approche de la gestion de projet s'inspire largement des expériences et des leçons tirées d'autres agences des Nations Unies qui ont entrepris des exercices similaires, ainsi que des processus d'optimisation antérieurs de l'UNFPA.

Comment gérons-nous l'impact du changement

Si l'optimisation du siège est une entreprise nécessaire pour mieux positionner l'UNFPA et améliorer son efficacité et son efficience, nous avons conscience que ce processus sera perturbant pour les membres du personnel (et leurs familles) dont les fonctions seront transférées. Une partie a d’ailleurs à juste titre soulevé des questions et exprimé son inquiétude.

En donnant la priorité à la continuité des activités et aux personnes, la direction de l'UNFPA s'est profondément engagée à être centrée sur l'humain, transparente, équitable et systématique dans le processus et à écouter et soutenir ses collègues.

Le Conseil du personnel est régulièrement impliqué, de manière constructive, ce qui garantit que les points de vue du personnel sont pris en compte dans le processus. Outre sa participation dans la plupart des Équipes spéciales, le Conseil du personnel se réunit quotidiennement avec la Division des ressources humaines, hebdomadairement avec le Chef de projet et régulièrement avec la Direction exécutive de l’UNFPA pour examiner les préoccupations du personnel.

Un ensemble complet de mesures de gestion du changement a été mis en œuvre afin de garantir que le personnel puisse contribuer au processus et qu'il soit soutenu tout au long de la transition. Cela comprend :

des séances de discussion ouvertes avec les dirigeants de l’UNFPA, donnant la possibilité d’aborder les mises à jour et les questions liées aux ressources humaines ;
des sessions de soutien spécialisé et des consultations confidentielles avec la Division des ressources humaines ;
un formulaire permettant de poser des questions de manière anonyme ainsi qu’une foire aux questions ;
des ateliers de gestion du changement destinés aux responsables ainsi qu’aux membres du personnel concernés, sur la meilleure façon de renforcer la résilience et d'accepter le changement ;
un soutien à l'acquisition de compétences et un accompagnement professionnel ;
des sessions de soutien psychosocial et de bien-être ;
des webinaires d'information sur la « Vie à Nairobi » ;
et une page communautaire à propos de l'optimisation du siège sur l'intranet « myUNFPA », qui servira de guichet unique pour toutes les informations disponibles sur cette initiative d'optimisation du siège.

Tous ces canaux sont conçus pour garantir que le personnel n'est pas seulement informé, mais qu'il est également activement soutenu et impliqué à chaque étape de ce parcours.

Conscient de la contribution inestimable de son personnel et de l'impact que ce changement aura sur ses membres, l'UNFPA s'engage à veiller à ce que chaque décision prise et chaque action entreprise donnent la priorité au bien-être et à l'épanouissement professionnel du personnel.

Comment le Conseil d'administration sera-t-il impliqué ?

L’UNFPA poursuivra son héritage de dialogue et d'engagement transparent avec le Conseil d'administration. Une première réunion informelle a eu lieu le 17 janvier 2024. Une réunion d'information sur l'examen à mi-parcours du plan stratégique est prévue le 14 février, au cours de laquelle les coûts ponctuels liés aux changements organisationnels seront présentés, et une autre, spécifiquement axée sur l'optimisation du siège, aura lieu le 20 février. La direction de l’UNFPA reste à votre disposition pour vous fournir des informations en lien avec le processus à venir.

Dernière mise à jour : 13 février 2024