Le Poste
Dans le cadre de la mise en œuvre de son programme de coopération avec le gouvernement Togolais et de l’exécution de son nouveau Plan Stratégique 2022-2025, le bureau pays de l’UNFPA Togo recrute un (e) Assistant (e) au Programme.
L’Assistant (e) au Programme apporte un concours direct à la mise en œuvre du programme-pays de l’UNFPA, en fournissant un appui administratif et logistique aux opération et en soutenant le volet Population et Développement dans le mise en œuvre de ses activités. Il/elle joue le rôle de facilitateur de la mise en œuvre entre les Opérations et le Programme dans le cadre de la mise en œuvre des plans de travail annuels.
L’Assistant (e) au Programme est sous la supervision directe de l’Operations Manager et travail en étroite collaboration avec les autres collègues des Opérations et du Programme.
Comment vous pouvez faire la différence
L’UNFPA est l’agence directrice de l’ONU pour la réalisation d’un monde où chaque grossesse est désirée, chaque accouchement est sans danger, et le potentiel de chaque jeune est accompli. Le nouveau plan stratégique de l'UNFPA (2018-2021) met l'accent sur trois résultats transformateurs : mettre fin aux décès maternels évitables ; mettre fin aux besoins non satisfaits de planification familiale ; et mettre fin aux violences basés sur le genre et aux autres pratiques néfastes.
Dans un monde où les droits humains fondamentaux sont menacés, nous avons besoin d’un personnel de bonne éthique et de principes, qui incarnent les normes et standards internationaux, et qui les défendront avec courage et conviction.
UNFPA recherche des candidats qui transforment, inspirent et produisent des résultats durables et à fort impact ; nous avons besoin de personnel transparent, exceptionnel dans la gestion des ressources qui leur sont confiées et qui s'engagent à atteindre l'excellence dans les résultats de programme..
Objectif du Poste
Sous la supervision générale de la Représentante de l’UNFPA, et sous la supervision directe de l’Operations Manager (OM), l’Assistant(e) au Programme contribue au fonctionnement efficace des Opérations et des systèmes administratifs en appui à la gestion du Programme et du Bureau. Il/elle fournit des services de qualité en matière de logistique et d’administration par la maîtrise des règles et procédures appropriées.
Vous serez responsable de :
Sous la supervision partagée entre l’Operations Manager (OM) et les charges de Programme du Bureau Pays, l’Assistant(e) au Programme aura pour tâche principale :
1. Assurer le dispatching, la transmission et l’archivage du courrier reçu pour le compte des Opérations/ Programme suivant les affectations ;
2. Assurer la gestion des fournitures du bureau ;
3. Rédiger les correspondances de routine ainsi que des comptes rendus de réunions et organiser les réunions et les rendez-vous pour le compte des Operations/ Programme ;
4. Assurer l’organisation des missions dans le cadre de la mise en œuvre du programme. A ce titre, il doit :
- Assurer les réservations de vols, conformément aux procédures en la matière et fournir les informations requises en vue de l’évaluation des DSA à payer.
- Assurer les réservations de chambres d’hôtel pour les délégations venant de l’extérieur et préparer leur accueil par les chauffeurs du bureau.
- Retirer auprès de l’agence de voyage les billets d’avion et les transmettre aux bénéficiaires.
5. Assurer la préparation des ateliers en liaison étroite avec les services administratifs et financiers du bureau
6. Apporter un appui dans l’organisation des audits du bureau et des partenaires
7. Saisir les données relatives aux engagements des transactions du bureau pour la gestion financière du programme en collaboration avec les autres collègues des Operations et du Programme
8. Faire de la rechercher documentaire, en cas de besoin sur les dossiers administratifs
9. Tenir à jour pour le compte des Opérations, les outils de suivi en appui au Programme
10. Exécuter toute autre tâche confiée par la direction de l’UNFPA dans le cadre du fonctionnement du bureau.
Qualifications and Expérience
Formation académique :
Etre titulaire d’une licence (Bac+3) en Administration, en Ressource Humaine, en logistique ou dans une discipline connexe.
Connaissance et Expérience :
1. Avoir une expérience d’au moins quatre (4) ans dans l’accompagnement Administratif des Opérations, du Programmes, et des Projets de développement tant dans le secteur du Genre, de Population et Dev, des droits à la sante sexuelle et reproductive des adultes, jeunes et adolescents, que dans le domaine de lutte contre le VIH/SIDA
2. Avoir une expérience dans l’assistance aux services financiers du Système des Nations Unies et la programmation de l’UNFPA en particulier serait un atout
3. Avoir une maitrise de l'utilisation de progiciels bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et des systèmes de gestion Web du système intégré de gestion des Nations Unies tels que ATLAS
4. Démontrer une grande capacité d'organisation et d'initiative
5. Etre doté(e) des compétences et valeurs organisationnelles de base
6. Etre capable de travailler dans un environnement multiculturel et être capable de travailler en équipe et sous pression
7. Etre de nationalité Togolaise
8. Etre disponible immédiatement
Langues :
Bonne maîtrise de la langue Française oral et écrit ;
Connaissance modérée de l’anglais comme langue de travail souhaitable.
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